Behörighet

Ändra behörigheter
Övriga fönster
FreeLib

 

Observera: Fönstret Behörighet har fått ett nytt utseende i och med BOOK-IT version 10.2.

Fönstret Behörighet ger dig information om vilka menyalternativ de olika rollerna, det vill säga grupperna av användare i systemet, har tillgång till.

Gör så här för att titta på behörigheter:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Behörigheter...

För att kontrollera behörigheter väljer du först i listrutan Roll vilken grupp av användare du vill ha uppgifter om. I fönstret Menystruktur visas då ett antal mappar. En grön bock signalerar behörighet. Genom att klicka på respektive mapp öppnar sig fler menypunkter och undermappar i en hierarkisk struktur.

När en menypunkt markeras visas information i de högra delfönstren om eventuella attribut samt antal tillåtna sessioner dvs hur många fönster av en viss rutin en användare kan hålla öppna samtidigt.

De streckade linjerna mellan vissa rutiner hänvisar till de avskiljare, linjer, som kan förekomma mellan olika grupper av rutiner, till exempel mellan alternativen Byt cirkulationsställe och Ändra lösenord... under Arkiv.

I kryssrutan Antal sessioner anger man hur många fönster av en viss rutin som ska kunna vara öppna samtidigt på en och samma inloggning i BOOK-IT.  En rekommendation är att endast ha behörighet att öppna ett fönster av varje rutin. Undantag kan dock vara praktiska för exempelvis Sök låntagare och Expertsök där det kan underlätta att ha två fönster öppet samtidigt av respektive funktion.

Attribut (= Restriktioner/tillägg) innebär att du kan lägga begränsningar på en funktion. Det innebär att en roll kan ges behörighet till en funktion, men med vissa restriktioner, till exempel att kunna göra sökningar i en mängdfunktion, men inte kunna genomföra ändringar.  Det finns vissa funktioner under Attribut som istället är tilläggsfunktioner, se exempel längre ner under Mängd låntagare.

För att begränsa åtkomsten till personuppgifter kan attribut användas för detta. Till exempel kan du lägga restriktion Visning av låntagaruppgifter ej tillåtet på menyvalet Cirkulation | Utlån. Detta gör att personnummer och adress inte visas i träfflistan för Utlån | Sök låntagare. Längst ner i behörighetsfönstret finns Övriga fönster, och här kan du lägga motsvarande restriktion på Utlån, vilket inaktiverar låntagarsymbolen i fönstret Utlån.

Det finns en möjlighet att per roll lägga på en begränsning som innebär att användare med begränsad roll endast får hantera den egna enhetens exemplar. Läs mer under Roller.

För knappar/funktioner i Expertsök finns inställningen för behörighet av dessa på lite olika ställen.
LokaliseraKatalogisera via mall och Katalogisera frittInköp|BeställningPeriodika|PrenumerationFjärrlån|Beställning: om behörighet inte är aktiverad för dessa funktioner nås de inte heller via Expertsök.

Fliken SRU-sök i Expertsök är en tilläggsfunktion där behörigheten ges via ett attribut (tillägg) i Expertsök.

Slå ihop poster: behörighet finns under Övriga fönsterHär finns en restriktion som gör att det inte är tillåtet att slå ihop poster, men det går att flytta reservationer från en post till en annan.

Reservera: behörighet finns under Övriga fönster. Observera dock att det också krävs att knappen Reservera Expertsök måste vara aktiv för en roll som har behörighet att reservera; detta ställs in under behörighet för Reservationskorg som alltså påverkar såväl funktionen för Reservationskorg som Reservera-knappen.

För Expertsök och i Exemplarinformation finns restriktionen Visning av låntagarinformation är ej tillåten, vilket förhindrar användaren från att se låntagarens namn för infångade reservationer i fliken Reservationer och i exemplarinformation, liksom för utlånat exemplar i exemplarinformationen.

Resurser: behörighet finns längst ner under Övriga fönster, den övre gäller behörighet för knappen Resurser från Expertsök, den nedre från Katalogisera via mallar och Katalogisera fritt.

För att kunna använda sig av e-postfunktioner via inbyggda e-postfönster i BOOK-IT (till exempel för fjärrlånebeställningar eller omlåneförfrågningar i fjärrlånemodulen) så måste användaren ha behörighet för menyvalet Verktyg | E-post för att det ska fungera generellt).

Vad gäller behörigheter i FreeLib, se avsnitt nedan.

 

Ändra behörigheter

1. Markera den menypunkt som är aktuell att ändra
2. Ange det nya värdet i fältet Antal sessioner alternativt markera ett attribut och flytta det till Valda med hjälp av pilknapparna.
3. Klicka på Spara eller OK

Rutinerna är hierarkiskt uppställda. Under till exempel alternativet Cirkulation finner du UtlånÅterlämningOmsättningmm och ordningen hänvisar direkt till hur det ser ut i menyn. Därför måste du se till att dina inställningar inte blir "ologiska". Vill du att en roll ska ha tillgång till exempelvis Periodika behöver du även ge behörighet till menyn Inköp. 

I grupprutan Attribut ser du i rutan Tillgängliga om det finns restriktioner/tillägg för funktionen. Vill du utnyttja en restriktion eller ett tillägg för en viss roll markerar du denna och flyttar den till rutan Valda med hjälp av knappen Lägg till.

Sammanställning över de attribut (= restriktioner/tillägg) som finns och till vilka funktioner du har möjlighet att använda dem.

Avsluta dina justeringar genom att klicka på Spara eller OK.

 

Övriga fönster

I BOOK-IT finns en del fönster som inte öppnas via egna menyalternativ, utan som öppnas via andra fönster. Även dessa ska du gå igenom för att skräddarsy behörigheten för en viss roll.
Nedan följer en sammanställning över vilka fönster som respektive rubrik innefattar.

Låntagarinformation. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna se låntagarinformationen.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Sök låntagare (Ctrl+F) och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Utlån (Ctrl+U) och därifrån till låntagarinformationen.
Fönstret Katalog Expertsök - Sök - Reservera och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Återlämning (Ctrl+R) och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N) och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Mängd låntagare och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Låna om (Ctrl+O) och därifrån till låntagarinformationen.
Fönstret Fjärrlån | Beställning och därifrån till låntagarinformationen.
Fönstret Räkningar och därifrån till låntagarinformationen.

Träfflista. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna se träfflista över låntagare.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N)
Menyalternativet Sök låntagare (Ctrl+F)
Menyalternativet Utlån (Ctrl+U)
Fönstret Katalog | Expertsök - Sök - Reservera

Utlån. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna göra utlån.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Sök låntagare (Ctrl+F) och från låntagarinformationen kan du göra utlån.
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N) och från låntagarinformationen kan du göra utlån.
Fönstret Låntagare | Sök - Träfflista och från aktuell låntagarinformationen kan du göra utlån.

Omlån Fler val. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna göra omlån.   Detta fönster kan du nå från:
Låntagarinformationen under fliken Böcker hemma. Härifrån kommer du till fönstret Omlån fler val via knappen Fler val
Menyalternativet Omlån (Ctrl+O) och därifrån kommer du till fönstret Omlån, fler val.

Reservera. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna göra reservationer.
Detta fönster kan du nå från:
Fönstret Katalog | Expertsök - Sök - Reservera
Menyalternativet Mängd exemplar

Skapa låntagarkonto. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna skapa ett låntagarkonto.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N) och det fönster som kommer därefter Låntagare | Skapa | Skapa låntagarkonto där systemet ska matcha den nya låntagaren mot tidigare registrerade.

Skapa låntagarkonto. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna skapa ett låntagarkonto. Detta fönster kan du nå från:
MenyalternativeSkapa låntagare (Ctrl+N) när kontot inte är färdigskapat skapas det en träfflista för att personnumret eller namnet redan existerar.

Justeringar. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna göra justeringar i Anslag och Anslagsuppföljning. Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet under Administration: Förvärv - Anslag och knappen Justeringar.
Menyalternativet Förvärv - Anslagsuppföljning och knappen Justeringar.

Adresser. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska ha tillgång till adresser.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet under Administration: Allmänt - Adresser, egna
Menyalternativet under Administration: Förvärv - Orderregler

Resurser. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna titta på resurser som är kopplade till en katalogpost.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Expertsök, fliken Katalogpost och knappen Resurser...

Resurser. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna lägga till resurser.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Katalogisera och knappen Resurser.

Fiktivt bestånd. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna lägga till fiktivt bestånd.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Katalogisera och knappen Fiktiv.

Sök. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna använda sökfunktionen.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Katalogisera och knappen Sök.

Sök. Du behöver bocka i kryssrutan Har behörighet för att användaren ska kunna söka i Expertsök via fönstret Inköp - Beställning.

 

FreeLib

I FreeLib har man skapat fyra särskilda roller med behörigheter enligt nedan. Det går också att använda rollen Systemadministratör - samma som du använder i BOOK-IT. Du kan inte påverka innehållet i FreeLib-rollerna, inte heller skapa nya roller.

1. Systemadministratör – systemadministratör på biblioteket. Tillgång till alla fält och menyer, inklusive snabbknapparna (ikonerna). En roll för Administratören som ser allt och kan göra allt.

2. FL_ALL - kan göra allt i systemet, inklusive utskrifter per klass eller elev. Har följande menyalternativ: Utlån, Återlämna, Omlån, Sök låntagare, Skapa låntagare, Katalogsökning, Lokalisera, Katalogisera, Hjälp, Om, Logga ut. En roll för bibliotekspersonal som ska kunna katalogisera.

3. FL_CIRC_LOCrollen kan göra allt utom att katalogisera. Har följande meny-alternativ: Utlån, Återlämna, Omlån, Sök låntagare, Skapa låntagare, Katalogsökning, Lokalisera, Hjälp, Om, Logga ut. En roll för bibliotekspersonal som inte ska kunna katalogisera.

4. FL_CIRC_POWER - rollen har rättigheter att göra cirkulation samt söka låntagare men inte göra utskrifter. Har följande menyalternativ: Utlån, Återlämna, Omlån, Sök låntagare, Hjälp, Om, Logga ut. Kommer åt alla flikar på låntagarens konto utom Reservationer. Fliken Allmänt går inte går att redigera. En roll för lärare (ev. annan personal) som ska kunna göra lite mer än FL_CIRC.

5. FL_CIRC - rollen kan bara hantera viss cirkulation samt söka låntagare men inte göra utskrifter. Har följande menyalternativ: Utlån, Återlämna, Sök låntagare, Hjälp, Om, Logga ut. Kommer bara åt fliken Allmänt (som inte går att redigera) samt Utlån från låntagarens konto. En roll för lärare (eventuellt annan personal) med mycket begränsade rättigheter.