Funktionsbeskrivning: BOOK-IT Eco

för externa räkningar. Tilläggsmodul.

Övergripande beskrivning

BOOK-IT kan integreras med affärssystem via tilläggsmodulen BOOK-IT Eco. Räkningsunderlag kan överföras direkt till externa ekonomisystem som flatfiler. Återrapportering  görs, med automatisk hantering av lån, exemplar och räkningsinformation som resultat. Återlämningar i BOOK-IT av exemplar på räkning  genererar information till ekonomisystemet för kreditering.


Påverkan på befintliga rutiner

Ordinarie räkningsförfarande i BOOK-IT finns kvar – det går att göra inställningar för att en eller flera enheter kan använda Eco medan andra fortsätter som tidigare. Observera att om en enhet tillämpar externa räkningar så gäller det alla räkningar från denna enhet, man kan inte välja att vissa låntagare får vanliga A4-räkningar. Det går naturligtvis att ställa in regler för att vissa låntagarkategorier eller att åldersgrupp Barn ska undantas 
Läs mer nedan under Cirkulationsparametrar: Tid sedan föregående kravsteg.

Manuell hantering i BOOK-IT: Det finns en inställning för att välja förhandsgranskning av de räkningsunderlag som ska gå i väg till det externa ekonomisystemet – och att endast godkända skickas, medan ej godkända kan tas ut som utskrifter för manuell hantering.

Det finns också möjlighet att använda ett extra kravsteg, Lokal räkning, som parametersätts  för utskick innan den externa räkningen (läs mer om lokal räkning längre ned). 

När externa räkningar skapas så hanteras skulderna inte alls i BOOK-IT. Betalning kan endast göras i det externa systemet och all försenings- och inkassohantering hanteras externt. Externa räkningar visas i låntagarens skuldbild i BOOK-IT. Skulderna visas också i den publika katalogen, under Mina avgifter, men kan inte betalas här.

De låntagare som har fått extern räkning kan sökas fram i fönstret Cirkulation | Räkningar, och här kan ärenden avslutas. Normalt ska ärendena avslutas genom att låntagaren betalar sin skuld varvid informationen skickas från det externa systemet till BOOK-IT.

Betalningarna är ett automatiserat jobb som ska ske varje dygn. Aktuella exemplar får då status Betald räkning.

Cirkulationsparametern Räkningar, ersättningsavgift i låntagarskuld gäller inte för Externa räkningar.

Mängd exemplar:
Här kan du söka fram exemplar med status Betald räkning. Kopplingen till låntagare är borta, statusdatum visas när räkningen blev betald.
Exemplar som finns på Extern räkning kan inte gallras i Mängd exemplar.
Från exemplarposten kan gallring göras, genom att markera rutan Gallra hårt, som innebär att gallring kan göras fastän exemplaret är utlånat. 

Förberedelser

Kontakta support för att få prisuppgift för att öppna modulen.

Cirkulation | Hantera externa räkningar:
Ge behörighet till detta fönster för de roller som behöver det. Gäller om förhandsgranskning och godkännande ska tillämpas vid utskick.

Grunddata | Cirkulation | Kravtyper
Välj kravtypen Extern räkning. Ange samma ordningsnummer som för Räkning, och Inbördes ordning 1. Om Lokal räkning ska tillämpas anges ett lägre ordningsnummer så att extern räkning kommer efter lokal. (Observera att om kravsteg Räkning har använts så ska detta kravsteg INTE tas bort. )

Grunddata | Cirkulation | Meddelandeformat
Välj Meddelandeformat Krav: Extern räkning XML
Välj Meddelandeformat Krav: Lokal räkning om detta ska tillämpas.

Grunddata | Cirkulation |Externt ekonomisystem.
Ställ in värden per konto-organisation alternativt för de enheter som som är aktuella för Extern räkning (samma enheter som för Cirkulationsparameter Räkning, extern, se nedan). Värdena ska fyllas i enligt anvisningar längre ner denna funktionsbeskrivning.

Grunddata | Allmänt | Adresser egna
Försäkra dig om att rätt användare är valda för e-postadresstyp Ekonomi på konto-organisations-/ enhetsnivå. Det skickas e-brev till den aktuella adressen när exemplar på räkning återlämnas eller lånas om, samt om exemplar gallras.

Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer
Skriv in organisationsnummer på kontoorganisations-/ enhetsnivå i delfönstret Externt ekonomisystem, fältet Org.nummer. Denna information tas med i meddelandet till ekonomisystemet.

Cirkulationsparametrar:

  • Räkning, extern. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning.
  • Räkning, lokal. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som ska använda lokal räkning om detta kravsteg ska användas.
  • Räkning, hantera räkningsexemplar. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som önskar tillåta återlämning av exemplar på räkning. Denna parameter gäller för såväl Räkningar som Externa räkningar, och gäller samtliga återlämningaar, också s.k flygande återlämningar. Detta innebär att det inte går att låna ut ett icke-återlämnat exemplar på räkning. Om parametern förbjuder återlämning av exemplar på räkning görs vid återlämning kontroll  om utlånande enhet tillåter återlämningar.
  • Meddelandesätt. Välj den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning resp. Lokal räkning.  Ställ in parametern med värde 1 för önskade låntagarkategorier etc.
  • Tid sedan föregående kravsteg. Välj den konto-organisation/de enheter som ska använda Extern räkning. Ställ in parametern med en grundregel med *****  och antal dagar. Om någon låntagarkategori, åldersgrupp Barn eller åldersklass Barn inte ska få räkning anger du värde 999 för denna/dessa låntagarkategori(er)/åldersgrupp, -klass. 

Verktyg | Automatiserade jobb. Läs längre ner om dessa. Betala Extern räkning måste anges för att betalda räkningar ska hanteras/läsas in. Skicka återlämningar till Extern ekonomisystem måste väljas om återlämningar av exemplar på räkning tillåts. 


Hantera externa räkningar

I fönstret Cirkulation | Hantera externa räkningar ska du, om inställning gjorts för detta, godkänna vilka räkningar som ska skickas till det externa ekonomisystemet.Träfflista:

Godkänn, Skicka godkända, Skriv ut ej godkända. Här framgår det om personnummer saknas, så kan du låta bli att godkänna dessa och i stället skriva ut dem på papper. I de fall där låntagaren har en betalningsansvarig är det denna som får räkningen, namnet visas i fältet Kontaktperson. Om låntagaren tillhör en åldersgrupp med markering för Visa meddelande (och det inte finns betalningsansvarig) så tas markering för Till vårdnadshavare för med i filen.

Även om du valt att inte godkänna att räkningsunderlaget ska skickas till det externa ekonomisystemet, så stämplas kravsteget med Extern räkning. Du kan avsluta dessa ärenden i fönstret Cirkulation | Räkningar.

Lokal räkning

Detta kravsteg kommer före Extern räkning. Lokal räkning är precis som Extern räkning en del av ECO och visas inte om inte modulen är påslagen. Lokal räkning är ett meddelandeformat som inte har egna meddelandetexter, det är texterna för Räkning som används här.

Om exemplar på lokal räkning återlämnas innan nästa kravsteg, extern räkning, tar kravprocessen slut där.  Om endast något/några av exemplaren återlämnas efter lokal räkning fortsätter kravprocessen till extern räkning med de exemplar och avgifter som kvarstår från lokal räkning.

Om Övertidsavgift på räkning används så skapas övertidsavgiften vid generering av lokal räkning, och det är denna som också skickas vidare till extern räkning. Det genereras alltså inte någon ny övertidsavgift på extern räkning, ej heller för avgifterna  Meddelandeavgift och Meddelandeavgift per exemplar.

Om ni använder er av både lokal och extern räkning så ska ni bara ange meddelandeavgifter för lokal räkning Det går alltså inte att få ytterligare en avgift för Extern räkning och inte heller exempelvis sätta avgifter för en viss låntagarkategori på den ena räkningen men inte på den andra.
Om lokal räkning har skickats innan extern räkning så visas den lokala räkningens räkningsnummer i detaljfönstrets anmärkningsfält Extern räkning.

Kravsteg Extern räkning

Om Lokal räkning används blir den externa räkningen en ”kopia” av den lokala (med undantag för eventuella exemplar som återlämnats eller skulder som betalats). Inga avgifter kan i detta fall tillkomma på Extern räkning.

Om Lokal räkning inte används kan meddelandeavgifter kopplas till de externa räkningarna.

De externa räkningarna innehåller en markering för om låntagaren tillhör en åldersgrupp med markering för Visa meddelande, vilket innebär att uppgifterna avser ”Till vårdnadshavare för”+ låntagarens namn och adressuppgifter, alternativt till Betalningsansvarig för minderårig om koppling finns i låntagarposten, med notering om låntagarens namn.

 

Externt ekonomisystem
Administration | Grunddata | Cirkulation | Externt ekonomisystem.
För att kommunikationen till ett externt ekonomisystem ska fungera måste uppgifter anges här.

Observera att i detta fönster kan du ange om du önskar ha möjlighet att förhandsgranska, och eventuellt förhindra, att faktureringsunderlaget för vissa låntagare skickas till det externa systemet. Bocka i rutan Godkännande krävs. 

Förhandsgranskningen görs sedan i fönstret Cirkulation | Hantera externa räkningar, efter att utskicket skapats i fönstret Nya utskrifter.

Bocka i rutan E-mail ska skickas om det ska gå iväg ett bekräftelsemejl när utskick görs till det externa ekonomissystemet. Här visas antal räkningar, antal låntagare som berörs samt totalbeloppet för det aktuella utskicket. Mejlet skickas till de(n) adress(er) som anges i fältet e-postadress. Om du anger flera adresser ska de separeras med ett semikolon ; (max 255 tecken). Mejlet går iväg när räkningar har godkänts, alternativt - om godkännande inte tillämpas - när de externa räkningarna skickats via Nya utskrifter. 

Statusmejl om lyckad FTP-överföring går iväg till adressen/adresserna angivna i detta fönster. Vid misslyckad överföring skickas mejl till adresstypen Ekonomiansvarig på inloggad enhet.

 

Rutiner

Fakturan initieras från BOOK-IT när man genererat krav och efter det valt att skapa en utskrift med formatet "Extern räkning" (alternativt via det automatiserade jobbet).
Räkningsunderlaget kan överföras direkt till det externa ekonomisystemet som flatfiler via FTP, antingen en fil per enhet - om en låntagare lånat på flera bibliotek förekommer samma låntagare i flera filer – eller välja om man vill ha EN fil för hela kontoorganisationen och en separat kundfil. I det senare fallet förekommer låntagaren enbart en gång i kundfilen även om hen kan förekomma flera gånger i fakturafilen (om lånat på olika enheter). BOOK-IT skickar sitt interna räkningsnummer som id och får i sin tur tillbaka ett svar från ekonomisystem med status ok om allt fungerat.

Filerna kan vara kommaseparerade utan fasta positioner, de innehåller då fakturahuvud (radtyp H) och fakturarader (radtyp R).
Om det skapas en fil för hela konto-organisationen och en separat kundfil så ligger informationen i filerna i fasta positioner. Filerna läggs på en FTP-server hos kommunen. Axiell behöver information om adress och inloggning till denna. Alternativt kan Axiell tillhandhålla en FTP-server mot en avgift.


Kreditfaktura
En kreditfaktura initieras från BOOK-IT när en låntagare lämnar tillbaka ett exemplar där ersättningsavgift finns på en icke ännu betald räkning. Ersättningsavgiften för det aktuella exemplaret stryks därmed i låntagarens skuld i BOOK-IT. BOOK-IT skickar då en kreditfaktura med referens till den tidigare fakturan. Kreditfakturan kommer att ha samma id som ursprungsfakturan eftersom BOOK-IT inte skapar en ny räkning utan enbart tar bort en skuld på befintlig.

Betalningar
Betalningstransaktionen initieras av ekonomisystemet och innehåller BOOK-IT:s interna id för att kunna ta bort betalningen. När en betalningstransaktion når BOOK-IT tolkas det som att hela räkningen är betald, dvs. BOOK-IT hanterar inte delbetalningar av en räkning. Skulden och lånen från försvinner låntagarinformationen, aktuella exemplar får då status Betald räkning och kan hanteras på önskat sätt av biblioteket.
Observera att exemplar med status Betald räkning inte kan användas i cirkulationen, det går inte att återlämna eller låna ut dessa. Om ett dylikt exemplar dyker upp på biblioteket måste det gallras och läggas in på nytt.

För fjärrlån gäller följande: När fjärrlån hamnar på Lokal eller Extern räkning visas kommentar På räkning  i Kommentar-fältet. När betalningsinformationen kommer till BOOK-IT så försvinner skulden och lånet från låntagaren. Fjärrlånet har fortsatt status Utlånad; i Kommentar-fältet visas texten Betald räkning. Fjärrlånet kan nu avslutas.
Om räkningen avslutas manuellt i fönstret Cirkulation | Räkningar, så ska man svara Nej på frågan om exemplaret ska gallras. Då försvinner lånet från låntagarinformationens Böcker hemma-flik, och fjärrlånet går att avsluta = får status Returnerad.

Automatiserade jobb i BOOK-IT

Det finns ett automatiserat jobb som heter Betala extern räkning. Detta jobb måste väljas för att betalningarna ska fungera i BOOK-IT, och detta ska ske varje dygn.

Skicka återlämningar till ett externt ekonomisystem är ett automatiserat jobb som skapar en separat kreditfakturafil per återlämnat exemplar när detta jobb körs.

Generering och utskick av extern räkning kan också automatiseras, om inte förhandsgranskning och manuellt godkännande behövs.
 

Manuell hantering

Välj Cirkulation | Generera krav
Välj Cirkulation | Utskrifter, Nya utskrifter
(Välj Cirkulation | Hantera externa räkningar – om inställningar är gjorda för att godkännande krävs måste räkningarna godkännas varefter de godkända ska skickas. Räkningarna överförs via FTP

Statistik

Statistik på utskickade Externa räkningar finns i statistiktypen Meddelandestatistik (grupperbart fält: Meddelandesätt).

 

Tips och goda råd

Externa räkningar visas i låntagarens skuldbild i Arena/BOOK-IT PUB, men kan inte betalas via Online-betalning.

Om kommunikationen med externt ekonomisystem är bruten visas detta vid utskrift av Räkning extern, och ett meddelande skickas till Ekonomiansvarig om detta. Exemplar på räkning kan återlämnas i detta skede. Om Extern räkning är skickad och exemplar på räkning återlämnas, och kommunikationen inte fungerar går det inte att återlämna. Dialogruta visas om anledning till att återlämning inte  fungerar.

Observera att om inställning är gjord för att godkännande krävs innan filerna går iväg till det externa ekonomisystemet, och man genererar krav samt skriver ut dessa så ser det ut som att låntagaren fått räkningen fast man ej godkänt fakturorna. Om man t.ex. återlämnar en bok som ser ut att vara på extern räkning kommer ingen krediteringsfil att skapas eftersom man aldrig skickat fakturan till det externa ekonomisystemet.

Låntagare som har extern räkning går inte att ta bort förrän räkningen avslutats. Inte ens när man svarar ja på frågan "Ta bort låntagare som har lån/reservationer" och bockat i alla rutor för borttagning.
Om man försöker visas text: Låntagaren har Extern räkning och går ej att ta bort förrän räkningen avslutats.