Katalogisera, via mallar

Detta avsnitt behandlar fönstret Katalogisera, via mallar. Klicka här för att läsa introduktionsavsnittet till katalogisering.

Om din installation av BOOK-IT använder BTJMARC1 som katalogpostformat klicka här

Övergripande information

Fönstret Katalogisera, via mallar består av tre flikar. Fliken Katalogisering kan ses som huvudsaken och ger utrymme för den eller de mallar du tilldelats - med de fält, indikatorer och delfält som administratören gjort dig behörig till. Val av mall görs i den vänstra delen av fönstret.

Administratören av katalogiseringsmallar kan för olika ändamål ha skapat olika grupper eller typer av mallar. Alla malltyper visas för alla användare, men bara de enskilda mallar som berör dig är synliga/valbara.

Syftet med mallarna är att underlätta katalogiseringsarbetet, mallarna kan innehålla standardvärden av olika slag, förslag på fält som passar den typ av post som ska skapas och/eller förinställda obligatoriska fält. Mallarna kan också ge dig innehåll i fälten som t ex ämnesord, klassifikationssignaturer och så vidare.  

 

Katalogisera, via mallar (MARC21)

Detta avsnitt behandlar fönstret Katalogisera, via mallar. Klicka här för att läsa introduktionsavsnittet till katalogisering.

Fliken Katalogisering

Lägga till nya fält

Fliken Redigerat format

Fliken Valideringsfel
 

Fönstret Katalogisera, via mallar består av tre flikar.

 

Fliken Katalogisering

Fliken Katalogisering ger utrymme för den eller de mallar du tilldelats - med de fält, indikatorer och delfält som administratören gjort dig behörig till. Val av mall görs i den vänstra delen av fönstret.

I LIBRIS formathandbok hittar du alla de fält, delfält och indikatorer som finns tillgängliga utöver de som är förvalda i din aktuella mall.

Framför dig har du nu en mängd föreslagna fält, indikatorer och delfält.

Du börjar med att dubbelklicka på ett fält. Vill du ändra indikatorerna öppnar du rullisten och väljer en annan än de föreslagna indikatorerna. 

I cellen Delfält finns för varje fält ett antal förvalda delfält som du kan skriva i. Värde i ett delfält skrivs in direkt efter delfältskoden. Exempel: $aLindgren, Astrid. 
 

Lägga till nya fält

En mall innehåller en begränsad mängd fält och delfält. Om du behöver använda andra fält (tillåtna men ej förvalda) lägger du till en ny rad genom att någonstans i mallen högerklicka och välja alternativet Infoga rad . Val av enskilt fält görs i någon av kolumnerna Beskrivning eller Fält. Sortering för båda listrutorna sker på Fält. Om du inte hittar det fält du letar efter beror det på att administratören av mallar gjort det otillgängligt i den mall du använder. Prova en annan mall eller be mallskaparen om komplettering av din mall.

Vill du lägga till icke förvalt delfält skriver du in det på rätt plats i strukturen, efter delfältsavskiljaren $, till exempel $d.
Exempel: $aLindgren, Astrid$d1907-2002

Du kan ange de önskade fälten i vilken ordning du vill. När du lagrar posten sker en automatisk och nummerordnad sortering av postens innehåll. När det gäller delfälten måste du ange dem i den ordning du önskar innehållet i dem presenterat.

Om du vill ta bort ett fält högerklickar du på den aktuella raden och väljer alternativet Ta bort rad. Samma effekt får du om du markerar raden och sedan trycker på Delete på tangentbordet.

Om du med piltangenterna förflyttar dig mellan delfält får du i Delfältsinnehåll klara besked om vad de förutsätts innehålla. 

Aukt.kontr. Med hjälp av denna knapp, som finns när du öppnat ett fält, når du de olika standardindex som finns för ämnesord, namn på upphovsmän och förlag, m m. Skriv in inledningen av eller hela det begrepp du önskar kontrollera och klicka sedan på Aukt.kontr. Kontrollen kan göras med vissa begränsningar.

Om ditt begrepp förekommer i index presenteras det i fönstret Auktorisering, eventuellt tillsammans med andra begrepp som också inleds med den teckensträng du skrivit in. Markera det begrepp som bäst svarar emot dina behov och klicka sedan på OK för att hämta in begreppet till det inmatningsfält du arbetar med.

Tänk på att alla begrepp, namn, m m som redovisas i fönstret Auktorisering anses godkända och valbara från och med att de lagrats i någon enstaka post i basen. (Om du vill välja endast begrepp som utpekats som särskilt auktoriserade begrepp kan du arbeta med auktoritetsposter. Se separat avsnitt om hantering av auktoritetsposter.)

Observera att  auktoritetskontroll kan inte utföras i fönstret Katalogisera, fritt utan endast i Katalogisera, via mallar.

I nedre delen av fönstret finns också en uppsättning knappar samt några listrutor för olika ändamål. Se Knappar, m m nedan.

En påbörjad post kan lagras så snart den uppfyller de bibliografiska baskraven, t ex med avseende på indikatorkombinationer eller det obligatoriska fält 245 för titel och upphov. Därefter kan kompletterande justeringar göras hur många gånger som helst.

Fliken Redigerat format

Fliken Redigerat format kan du använda för att kontrollera vilka effekter dina inmatningar får, dvs hur posten kommer att se ut i redigeringsformaten i Expertsök, ISBD och Rubrik. Du behöver inte lagra posten för att göra denna kontroll.


Fliken Valideringsfel

Om något i posten bryter mot regelverket, t ex frånvaro av obligatoriska fält, får du här ett meddelande om problemet. Om flera felaktigheter finns, lämnar systemet uppgift om alla avvikelser samtidigt, på var sin rad.

 

Knappar, m m

Omindexera post. Används till att skicka upp posten för omindexering i BOOK-IT PUB/Arena då dessa har ett eget index. Omindexering görs oftast i Mängd katalogposter när du gjort ändringar i regelverk för medieklasser i BOOK-IT PUB/Arena eller om en viss placering eller avdelning som tidigare varit dold från publik visning ska börja visas. Här kan du göra en omindexering av en enstaka post, t ex om du vill testa ett nytt regelverk innan du ändrar alla berörda poster.

Ny. Knappen används när du vill påbörja arbetet med en helt ny post, vid sidan av den du redan bearbetat.

Lokalisera... Öppnar det ordinarie lokaliseringsfönstret. Lokalisering med anknytning till den aktuella posten kan påbörjas omedelbart, så snart du sparat densamma.

Fiktiv. Klicka på denna knapp om du vill skapa fiktivt bestånd, dvs knyta en post till din organisation utan att registrera några exemplar. Klicka på Lägg till... för att välja kontoorganisation eller eventuell enhet och avdelning inom organisationen som du önskar koppla posten till. Om du önskar att titeln ska betraktas som en nyhet och därmed visas i nyhetslistor i Arena ska du markera Nyutgiven.

Används normalt och i första hand för hänvisningar till artiklar och elektroniska resurser.

När du gjort dina val stänger du fönstret genom att klicka på OK och lagrar sedan informationen genom att klicka på Spara eller OK i fönstret Fiktivt bestånd.

Sänd till... tar med sig katalogposten till inköps-, fjärrlåne-, eller periodikamodulen -  beroende på vilket val du gör i listrutan, vilka moduler biblioteket har licenser för och vilken behörighet du har. I respektive modul eller rutin kan du därefter arbeta vidare med posten.

Sök. Öppnar ett särskilt sökfönster, i första hand avsett för kontroller av andra poster i basen samt eventuell "import" av information till den post som för tillfället är aktuell.

För att skapa sökvillkor har du tillgång till alla de verktyg som kännetecknar arbetet med fältet Sökfråga i Expertsök - kvalifikatorer, booleska operatorer och parenteser. Också träfflistan motsvarar helt miljön i Expertsök. Dock saknas här redovisning av bestånd samt möjlighet till begränsande inställningar i klartext.

I fliken Katalogfält kan du studera den utpekade posten i marc-format och hämta in uppgifter från den till den katalogpost du står i begrepp att skapa eller modifiera.

För att lägga till ny information utan att annars påverka de befintliga uppgifterna, markera önskad rad och klicka på Lägg till. Du kan bara hantera en rad i taget.

För att ersätta befintlig information i en post som du vill modifiera, markera önskad rad och klicka på Ersätt. Du kan bara hantera en rad i taget.

Om den befintliga posten innehåller mer än en förekomst av ett fält och du väljer att klicka på Ersätt kommer du att byta ut uppgifterna för den första förekomsten av fältet. Upprepningen eller upprepningarna av fältet kommer inte att påverkas.

Om du markerat flera poster i fliken Träfflista (med Ctrl + klick) kan du bläddra mellan posterna med hjälp av Nästa eller Föregående.

Läsordning. Med hjälp av denna knapp kan du lägga till en läsordning på aktuell post. I fältet Titelnummer anger du titelnummer till del 1, om aktuell post är en annan del. Knappen Sök... öppnar Expertsök, vilket ger dig möjlighet att söka efter poster, om du inte har kopierat titelnumret till del 1. I fältet Läsordning anger du vilken del (ett tal mellan 1 - 999) aktuell post har.

Kopiera. Med hjälp av knappen Kopiera skapar du en dubblett av valfri post, varvid bara titelnumret kommer att avvika från originalet. Systemet skapar kopian mycket snabbt och utan något särskilt meddelande om saken. Kopian ligger alltså direkt tillgänglig för justering och originalposten är omedelbart satt ur spel.

Tänk på att du har rätt att kopiera endast poster för vilka det inte föreligger några upphovsrättsliga hinder, till exempel lokala poster eller poster från LIBRIS

Resurser. Knappen ger dig möjlighet att knyta filer och Internet-resurser av olika slag till katalogposterna. Se särskild anvisning om tillägg av resurser.

Validera. Du kan kontrollera om din preliminära eller helt färdiga post uppfyller baskraven på hur poster ska se ut i BOOK-IT. Samma kontroll görs annars helt automatiskt varje gång du klickar på Spara eller OK. Därmed behöver du endast använda knappen Validera om du vill utföra en kontroll utan att lagra den information som matats in.

Om något i posten bryter mot regelverket, t ex förekomster av otillåtna indikatorer eller delfält, får du ett meddelande om problemet. Systemet lämnar uppgift om alla problem samtidigt - i fliken Valideringsfel. Men kontroll av ISBN och ISSN görs bara när du klickar på Spara eller OK.

Ej export. Kryssrutan Ej export markeras endast om du av något skäl vill avstå ifrån att exportera beståndsinformation med anknytning till den aktuella posten till databaserna BURK och LIBRIS. I samarbetet med BURK (=bibliografisk service) är kryssrutan relevant endast för BURK-poster. Ett samarbete med LIBRIS om beståndsuppgifter kräver särskilda överenskommelser och ingår inte på något sätt i en standardinstallation av systemet.

Listrutan katalogposttyp. Varje post i basen kan, med vissa begränsningar, knytas till en viss kategori. För en fullständig sammanställning och beskrivning av katalogposttyperna, se Katalogposttyper.

Systemet föreslår typen Standard vid nykatalogisering. Men du kan också välja något av alternativen Analytisk post, Auktoritet och Resurs. Den sistnämnda typen bör dock ses som en "reservkategori" som används om nytt behov av att kunna särskilja vissa katalogposter uppstår.

Det är också möjligt att skapa egna katalogposttyper. Därmed uppstår även möjligheten att välja om de aktuella posttyperna ska vara valbara vid katalogisering respektive visas i Arena/BOOKIT PUB eller ej. Reglerna om visning i Arena/BOOKIT PUB hanteras med hjälp av systemparametern WEB_CATALOG_TYPES. Se särskilda anvisningar om katalogposttyper och systemparametrar.

Posttyperna Fjärrlån, Periodika och Tillfällig kan inte väljas vid nykatalogisering eller vid modifiering av en post med annan ursprunglig typ.

X (Ta bort). Klicka på knappen X (Ta bort) om du helt önskar avlägsna posten från databasen. Bara poster som saknar kopplingar till exemplar, utlån och reservationer - eller till Fjärrlån och Periodika - kan tas bort. 

Korrigering av poster

För att i något avseende ändra i en befintlig katalogpost söker du upp den i Expertsök och klickar sedan på Kat. via mall eller Kat. fritt

Rutinerna för modifiering av poster motsvarar helt rutinerna för nykatalogisering. Eventuella rödfärgade fält/rader i fönstret Katalogisera, via mall hänvisar till information som din mall inte ger dig behörighet att hantera.

ERROR? Om avvikelser från baskraven förekommer i befintliga poster, lagrade inom ramen för tidigare versioner av systemet, visas textsträngen ERROR i kolumnen Delfält på berörd rad. En enkel justering av t ex felaktiga indikatorer gör att posten kan visas och sparas enligt aktuellt regelverk.

 

Anmärkningar om diverse standardfält

Identifikation (titelnummer) - 001. Alla lokala poster tilldelas ett sjusiffrigt titelnummer som börjar med 7. Titelnumret visas i fältet först sedan du lagrat dina uppgifter genom att klicka på Spara eller OK. Numret ska normalt aldrig ändras.

Bibliografiska informationskoder - 008. Fältet ska, med undantag av ett inledande datum som skapas när du klickar på Spara eller OK, innehålla positionsbestämda koder som på olika sätt beskriver titeln. Se formathandboken för närmare detaljer om de olika positionerna. 

Vid sidan av betydelsebärande koder innehåller fält 008 också sviter av lodtecken (pipe-tecken) i fastställda positioner. De koder som landar i 008 är: litterär kategori, målgrupp, språkkod och utgivningsland. Exempel: värdet j i position 22 hänvisar till barnmedia; värdet blank på samma plats hänvisar till vuxenmedia; värdet 1 i position 33 hänvisar till skönlitteratur; värdet 0 på samma plats hänvisar till facklitteratur.

För att göra katalogiseringsarbetet effektivt är det lämpligt att skapa mallar som har rätt värden i dessa positioner så att så lite som möjligt behöver ändras i katalogiseringsögonblicket.

Datum för första lagring av den aktuella posten, som inte påverkas vid framtida justeringar av den bibliografiska beskrivningen, ska normalt inte ändras, utom möjligen när du arbetar med kopior av andra poster. Se information om kopiering av poster.

ISBN - 020. Om flera ISBN ska anges används ett nytt 020-fält. För ISBN görs kontroller, dels med avseende på om beteckningarna är formellt korrekta och dels med avseende på om ISBN redan förekommer i databasen.

ISSN och andra nummerbeteckningar - 022. Om flera ISSN ska anges används ett nytt 022-fält.  För ISSN görs kontroller, dels med avseende på om beteckningarna är formellt korrekta och dels med avseende på om ISSN redan förekommer i databasen.

Språkkoder - 041. Inmatningsfältet används bara om verket är flerspråkigt (inklusive verk med sammanfattning eller motsvarande på annat språk) eller en översättning. Om så inte är fallet används för information om språk endast fält 008. Om verket är flerspråkigt registrerar du de treställiga språkkoderna för respektive språk i delfält a - efter varandra och utan mellanrum. Exempel: 0412_$aengfregerswe. Se kodförteckning.

Klassifikation, SAB - 084 och Dewey 082. Om det är flera klassifikationer upprepas fält 084.

Personnamn som huvuduppslag - 100. Observera att olika namnformer (förnamn, enkelt släktnamn och sammansatt släktnamn) kräver olika värden på förstaindikatorn.

Uniform titel - 240. Fältet används även för originaltitel. 

Titel och upphov - 245. Justera vid behov andraindikatorn om du arbetar med en titel som inleds av bestämd eller obestämd artikel. Exempel: registrera andraindikatorn 4  för ett verk med huvudtiteln Den underbara natten. Den valda siffran anger hur många tecken (blanktecken räknas!) som ska hoppas över vid sortering av den aktuella titeln i träfflistor eller motsvarande.

För fält 245 måste du dessutom komplettera det "betydelsebärande" innehållet i delfälten med interpunktion. Således krävs att du mellan t ex delfält a och b skapar ett _:_ (blank, mellanslag, blank). Det gör du genom att ange teckenkombinationen sist i delfält a.

På motsvarande sätt skapar du ett _/_ (blank, snedstreck, blank) mellan delfält a och c eller mellan delfält b och c. Interpunktionen placeras alltså i det föregående delfältet. Interpunktion i anslutning till andra fält i formatet hanteras helt automatiskt av systemet.

Vid katalogisering av periodika: 245 n används för att ange årtal och andra beteckningar för årgångar. 

Upplaga - 250. Tänk på att årtalsuppgift vid förkortad katalogisering av skönlitteratur ska ligga i fält 250 e. Exempel: $eOriginalupplaga 2006.

Utgivning, distribution, etc - 260 alternativt 264. Förlagsnamn skrivs ut.

Fysisk beskrivning - 300. Sidantal och illustrationer mm.

Serieuppgift - 440. Komplettera gärna titel- och volymuppgifter med ISSN för serien, om det finns tillgängligt, i delfält n.

Lokal anmärkning - 596. Delfält b kan innehålla information av alla tänkbara slag och är ett lokalt skyddat fält. Observera att formatet erbjuder hög grad av särbehandling av lokala anmärkningar av olika slag. Se formatöversikten.

Lokala ämnesord- 653.  Lokalt skyddat fält. Se anvisning om skyddade fält.

Lokala genrebeteckningar - 695.  Lokalt skyddat fält. Se anvisning om skyddade fält.

Personnamn som biuppslag - 700. Om du behöver göra biuppslag på mer än en person måste du upprepa fältet genom att lägga till en ny rad. Du kan endast använda fält 100 a för ett namn.

Värdobjekt - 773. Inmatningsfältet används normalt bara vid katalogisering av analytiska poster, dvs. referenser t ex till artiklar i årsböcker och tidskrifter. Värdobjektets titel läggs i delfält s eller t, beroende materialets beskaffenhet. Se formatöversikten för detaljanvisningar.

Elektronisk adress - 856. Avser normalt webbadress som ska knytas till katalogposten. Adressen blir klickbar i Expertsök, Arena och BOOK-IT PUB. Många mallar använder standardvärdet 2 som andraindikator. Det skapar länk till en s k besläktad resurs, där den övriga beskrivningen av verket och webbadressen inte pekar på samma mål. Om förhållandet är det motsatta, dvs. katalogposten beskriver själva innehållet på webbadressen, utnyttjas blank som andraindikator.

Postetikett - 886. Finns endast i poster som konverterats från BTJMARC1.
 

Katalogisatörssignatur. Om du önskar knyta enstaka eller flera katalogposter till dig själv som katalogisatör kan det vara praktiskt att ange en lämplig katalogisatörssignatur i fält 900 a, med indikatorerna 0s. Formatet MARC21 ger egentligen inte utrymme för en sådan uppgift men den torde kunna göra stor nytta i många olika sammanhang. 

Observera att du bör välja en så unik teckenkombination som möjligt, så att du inte får träff på andra oönskade poster vid sökning. Exempel: 9000s$abs202001 (dina initialer följda av år och månad). Sökbart även som bs2020*
 

Teckenhantering

När du ska ange diakriter eller specialtecken kan du välja mellan två metoder.

1. Söka och registrera det aktuella tecknet via tangentbordet eller rutinen Teckenuppsättning (eller motsvarande) som ingår som särskild programvara för din utrustning. Med denna metod kan du lagra "riktiga" tecken från början.

2. Arbeta med särskilda teckenkombinationer som representerar de "avvikande" tecknen. Exempel: det polska författarnamnet Dąbrowska registreras som D#8abrowska; den arabiska titeln Awrāqı- hayātı registreras som Awr#=aq#=#i- #.hay#=at#=#i.

Se sammanställning över teckenkombinationer för diakriter och specialtecken (pdf). Dokumentet redovisar också hur systemet gör de olika tecknen sökbara. Exempel: ā (#=a) indexeras som a.

Om tecknet finns i en katalogpost går det att kopiera in i en ny katalogpost.

 

Skyddade fält, avvisning av poster

Systemet erbjuder dig stor frihet att modifiera poster i basen, oavsett varifrån posterna har sitt ursprung. Men det finns ofta mycket goda skäl att tänka på vilka fält som bearbetas - om posterna från början hämtats från BURK eller LIBRIS - och det är i sådana sammanhang viktigt att lyfta fram de skyddade fälten. De är vid leverans av systemet: 596, 653 och 691.

Ändringar eller tillägg i de skyddade eller, som de ibland kallas, lokala fälten, kan göras vid behov. Manuella importer eller poster som kommer via Bibliografisk service eller LIBRIS-import fungerar utan störningar, dvs informationen i de skyddade fälten påverkas inte alls medan övriga delar av posterna uppdateras med nya uppgifter.

Men så snart en ändring görs i ett annat fält än de skyddade fälten, "stämplas" den aktuella posten för att förhindra att en nyimport raderar de förändringar som gjorts. Se särskild information om avvisning av katalogposter.

Det kan emellertid i vissa situationer vara meningsfullt att medvetet skapa förutsättningar för avvisning. Om du t ex vill skapa en lokal post som senare ska ersättas av en post från BURK eller LIBRIS, utan att beståndsuppgifter från den lokala posten ska gå förlorade eller kräva oönskat merarbete, gör så här:

Skapa din post med de uppgifter du anser vara nödvändiga för att beskriva det aktuella verket. Se till att ange ISBN eller EAN för titeln. ISBN oh EAN utgör då själva villkoret för att den post du sedan importerar ska kunna matchas mot och ersätta den lokala posten. Rutinen kan alltså användas endast för böcker med ISBN eller filmer med EAN.

Tillägg av resurser

Alla katalogposter i databasen kan kompletteras med mervärden eller resurser av olika slag. Huvudmålet för dessa tillägg är Arena vars visning av katalogposter kan utökas med exempelvis länkar till  innehållsförteckningar eller ljudfiler som på ett eller annat sätt förädlar beskrivningen av ett verk. Särskild anvisning för visning resurser i Arena finns att ladda ner från Arena-hjälpen.

Under förutsättning att biblioteket har uppgraderat systemet med Intertext, modulen för fulltextindexering, kan du knyta textdokument till en katalogpost, som sedan blir sökbart i sin helhet. För att söka information av denna typ används kvalifikatorn /rs i Expertsök. De publika tjänsterna kan också kompletteras med en självständig miljö som helt ägnar sig åt fulltextindexerat material. 

Lägga till resurser. Klicka på Resurser om du vill knyta tilläggsinformation till en post.

Klicka på Välj för att bläddra i dina filstrukturer. Observera att större filer kan ta ganska lång tid att ladda upp. Gränssnittet kan vara låst under ett flertal minuter, beroende på både den aktuella filens storlek och förhållanden inom nätverk, brandvägg och kommunikation. Med större filer menar vi i detta sammanhang filer som överskrider 50 MB. Välkommen att kontakta Support om du känner dig osäker på de praktiska förutsättningarna för dina uppladdningar.

Ge resursen ett valfritt namn. Välj sedan resurstyp. Resurstypen, i form av en klickbar text, är det som visas för låntagaren i den publika miljön.

Om ditt bibliotek valt modulen Intertext kan du för "standarddokument" för text (exempel: .doc, .pdf, .ppt), välja om materialet ska indexeras eller ej. Detta görs med hjälp av kryssrutan Index. Men observera att fulltextindexering normalt dröjer något längre än ordinarie indexering av katalogposter, upp till fem minuter.

Ange, med hjälp av listrutan Visa, om resursen ska visas i sin helhet eller om en länk ska skapas på samma plats. Välj Bild för omedelbar visning och Länk för att skapa länk. (Alternativet Bild kan bara kan väljas om resurserna utgörs av bildfiler i formaten .jpg eller .gif.)

Lagringmetod: Blir alltid Databas. Detta ska och kan inte ändras manuellt.

Ange slutligen det format din resurs har. Detta gäller bara bild- och ljudfiler eller motsvarande som utpekats i ditt eget nätverk. Uppgiften hämtas normalt från den ändelse filen har i fältet URL/Fil. Exempel: ...jpg motsvaras av image/jpeg; ...gif motsvaras av image/gif.

Index: Markera kryssrutan om du har laddat upp en textdokument som ska fulltextimndexeras och ditt bibliotek använder modulen Intertext. (se ovan)

När alla uppgifter matats in stänger du fönstret genom att klicka på OK och lagrar sedan informationen genom att klicka på Spara eller OK i fönstret Resurser.