Tillbaka till Grunddata

Katalogiseringsmallar

 

I detta grunddatafönster presenteras de mallar för katalogisering som finns upplagda i systemet. 

Observera: för att skapa en katalogiseringsmall måste du först försäkra dig om att det sedan tidigare finns minst en malltyp att knyta den till. Se Katalogiseringsmallar, typer.

 

Installationer med marcformatet MARC21: 

Vid leverans ingår ett antal mallar som antingen utgör underlag för dem du själv skapar för dina användare - eller behövs av "tekniska skäl". Dessa är: Basicmall 1 text/fack/vuxen, Fjärrlån, URL för inköpsposter. De tillhör alla kategorin/typen Basicmallar (se separat anvisning om Katalogiseringsmallar, typer). Av dem kan du helt bortse ifrån Fjärrlån och URL för inköpsposter, eftersom de senare inte på något sätt påverkar katalogiseringsarbetet på biblioteket.

Administrationen av katalogiseringsmallar utgår normalt från Basicmall 1 text/fack/vuxen. Du använder inte den som den är utan kopierar den och anpassar sedan på de sätt du önskar. Man kan alltså se den som en mall-mall.

Fönstret Katalogiseringsmallar tillåter också att du upprättar mallar helt utan underlag, men det är svårt att få alla kontrollfälten rätt på egen hand och vi rekommenderar därför starkt att du kopierar en basicmall.

Hantering av katalogiseringsmallar sker per kontoorganisation, det vill säga bara din kontoorganisations mallar visas i fönstret. Det innebär till exempel att om du ska göra mallar till både bibliotekets och skolans kontoorganisationer måste du skapa dem för respektive kontoorganisation.

Installationer med marcformatet BTJMARC1:

Vid leverans ingår ett antal mallar som antingen utgör underlag för dem du själv skapar för dina användare - eller behövs av "tekniska skäl". Dessa är: Basicmall 1-5FjärrlånPeriodikaSupermall och URL för inköpsposter. De tillhör alla kategorin/typen Basicmallar (se separat anvisning om Katalogiseringsmallar, typer). Av dem kan du helt bortse ifrån Basicmall 3-5, Fjärrlån, Periodika,Supermall och URL för inköpsposter, eftersom de senare inte på något sätt påverkar katalogiseringsarbetet på biblioteket.

Administrationen av katalogiseringsmallar utgår normalt från Basicmall 1 och Basicmall 2. De representerar var sin "standardmall" - Basicmall 1 för nykatalogisering och uppdatering av befintliga poster och Basicmall 2 för komplettering av befintliga katalogposter med lokala ämnesord och genrebeteckningar. Du använder inte någon av dem som de är utan arbetar i stället med kopior som kan anpassas på en mängd olika sätt. Man kan alltså se dem som mall-mallar.

Skapa katalogiseringsmallar

Gör så här för att lägga till en katalogiseringmall:

  1. Gå till fönstret Administration | Grunddata | Katalog | Katalogiseringsmallar...
  2. Markera Basicmall 1 (eller 2 om det finns)
  3. Klicka på Kopiera.
  4. Ange ett lämpligt namn på mallen. Exempel: Böcker, vuxenavdelningen; Artiklar, Lokalsamlingen.
  5. Välj i kolumnen Kategori om mallen ska tillåta nykatalogisering eller ej (observera att du måste klicka i kolumnen för att få fram listrutan).
  6. Välj en lämplig malltyp för din mall i kolumnen Typ (observera att du måste klicka i kolumnen för att få fram listrutan). Du kan inte använda malltypen Basicmallar utan måste välja en lokal malltyp.
  7. Klicka på Uppdatera.

I fönstrets vänstra nedre del visas en fullständig sammanställning av alla de marc-fält som kan bygga upp en katalogpost i BOOK-IT. Uppgifterna hämtas från grunddatafönstret  Marc-format, beskrivning.

Den högra delen visar de fält och delfält som just din mall ska innehålla. Här skapar du dessutom de särskilda regler som ska gälla, till exempel vilka indikatorer och delfält som ska vara förvalda.

 

Hantera fält. 
Om du vill kontrollera respektive lägga till regler på fältnivå markerar du det aktuella fältet. Rutan Marc-format fältregler ger besked om de grundregler från Marc-format, beskrivning som finns och som normalt aldrig ska ändras och som heller inte kan påverkas i detta fönster.

I rutan Mallfältsregler bestämmer du om fältet ska vara förvalt och obligatoriskt samt vilka förvalda indikatorer systemet ska erbjuda användarna och om de ska kunna ändras. Blanka indikatorer skrivs in med mellanslagstangenten. Ett gulfärgat fält, som är obligatoriskt enligt Marc-format, beskrivning, förblir obligatoriskt också i din mall. Men ett grönfärgat (icke obligatoriskt) fält kan göras obligatoriskt i en mall.

Fält som aldrig får förekomma i de poster som produceras med hjälp av mallen tas enkelt bort genom att högerklicka på fältet och sedan välja Ta bort. De fält du lämnar kvar i denna del av fönstret, förvalda eller ej, kommer alltid att tillåtas för de användare som fått tillgång till mallen.

Vissa fält kan ses som irrelevanta vid lokal nykatalogisering, men om du vill att också sådana fält kan redigeras eller tas bort från importerade befintliga poster är det nödvändigt att de ingår i berörda mallar.

 

Hantera delfält
Klicka på plus-tecknet vid det fält du ska behandla - eller högerklicka på fältet och välj Expandera. De delfält som är tillåtna för det aktuella fältet visas.

Delfälten presenteras antingen på en rad utan hänvisning till indikatorer eller på flera rader och tillsammans med olika kombinationer av indikatorer.

För varje rad bestämmer du först om delfältet ska vara förvalt och/eller obligatoriskt i mallen. Om flera rader med samma delfält förekommer, välj bara en som förvald.

Värde i delfälten
Du kan också fylla i information i ett fält som sedan alltid kommer med i poster som katalogiseras med denna mall. Detta kan vara koder av olika slag, till exempel kod för målgrupp eller litterär kategori eller kod för en medietyp. Det kan också vara anmärkningar, ämnesord eller vilka andra fält som helst. Markera det delfält du vill lägga in informationen i och skriv den i fältet Värde. Välj om katalogisatören ska kunna ändra det värdet eller inte med hjälp av kryssrutan framför "Värde kan ändras".

Vid behov av flera standardvärden i samma fält lägger du till delfältsavskiljare, delfält och nytt värde efter det inledande värdet.

Exempel: Rock$cPopulärmusik.

Vill du ändra koder, till exempel olika koder som skapar medietyper (MARC21), koder för målgrupp osv eller objektkod (BTJMARC1) behöver du oftast ha hjälp av en formathandbok eller lista över koderna och var de ska ligga. Se sidan Katalog för länkar till dessa. Viktigt: om en kod består av ett blanktecken ska man ersätta blanktecknet med en annan kod, inte skriva koden efter blanktecknet. Ställ markören i fältet Värde så ser du om ett blanktecken finns. Backa ett steg och skriv in koden.

Exempel: koden för målgrupp barn är j, vuxna blank.

En objektkod i BTJMARC1 består alltid av två positioner, varav en kan vara blank. A följt av ett mellanslag ska alltså ersättas av t ex B blanksteg om koden ska vara B. Om den nya koden består av två tecken (t ex GL)  ska A blanksteg ersättas av de GL och inget blanksteg. 

Välja bort delfält
De delfält som ej ska tillåtas vid nykatalogisering tar du bort genom att högerklicka på den aktuella raden och välja Ta bort. Dock bör det påpekas att användare som arbetar med begränsad tillgång till delfält inom ett tillåtet fält kan göra justeringar av ALLA delfält i en befintlig katalogpost.
 

Hantera kontrollfält.

MARC21: I MARC21 är det fält 000, 006, 007 och 008 som innehåller medietypsbeteckningar och en mängd annan viktig information. För beskrivning av hur dessa fält fungerar se LIBRIS formathandbok.

BTJMARC1: De så kallade kontrollfälten i BTJMARC1 är fält 001, 008 och 886. Fält 001 och 008 kännetecknas av att de saknar indikatorer, medan 008 och 886 hanterar en stor del av informationen som koder registrerade i särskilda positioner. Formatöversikten  redovisar detaljerna på detta område, men motsvarande uppgifter ingår också i delfönstret Katalogiseringsfält.

Basicmall 1 innehåller en lång rad exempel på standardvärden i olika positioner i fält 008 och 886 b. Exempel: värdet _ (blank) i 008, position 22 (målgrupp barn/vuxen); värdet A_ (A blank) i 886 b, position 1-2 (för objektkod); värdet SWE i 886 b, position 12-14 (för huvudspråk).

Observera att flera av positionerna i fält 008 bara innehåller blanktecken. Dessa ska aldrig ändras, vare sig av mallkonstruktören eller av slutanvändaren.

OBS! Alla positioner i kontrollfälten måste vara markerade som förvalda i mallen, annars hamnar koderna inte i fas med varandra.

 

Tillägg av fält.
För att lägga till fält i din mall gör så här:
1. Markera önskat fält i vänster delfönster
2. Dra fältet till din mall
OBS! Ditt nyss tillagda fält lägger sig sist i strukturen, men positionerar sig rätt i mallen. Det visas på rätt plats vid en omstart av fönstret.

Klicka på Spara eller OK för att lagra uppgifterna.
 

Tilldela mall.
En användare måste bli tilldelad en mall för att den ska gå att använda. Att koppla en mall till användare görs i fönstret Administration | Användare . Du som skapar mallen får den tilldelad automatiskt.
 

Ändra katalogiseringsmallar

Gör så här för att ändra i en katalogiseringmall:

  1. Markera den aktuella mallen.
  2. Utför din ändring, enligt anvisningarna för Skapa katalogiseringsmallar ovan
  3. Klicka på Spara eller OK.

Ta bort katalogiseringsmallar

Gör så här för att ta bort en katalogiseringmall:

  1. Markera den aktuella mallen
  2. Klicka på Ta bort
  3. Klicka på Spara eller OK

Alla katalogiseringsmallar, utom dem som tillhör typen Basicmallar, kan tas bort - även om de kopplats till användare. Glöm inte meddela de berörda katalogisatörerna om förändringen.

Tillbaka till Grunddata