Skapa låntagare

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

Skapa låntagarkonto för ny låntagare
Skapa låntagarkonto för befintlig låntagare
Rutin för skapande av skyddad identitet
Självregistrering

Läs mer under Låntagarinformation angående detaljer om adresser och kontaktpersoner.

 

Skapa låntagare

Skapa låntagarkonto för ny låntagare

Fönstret Skapa låntagarkonto används för att registrera grundläggande information om låntagaren.

Läs längre ner på sidan om vilka inställningar som kan göras för förvalda standardförslag och vad som som krävs för automatiska låntagaruppdateringar från till exempel SPAR. Observera också att det finns möjlighet att konfigurera bort vissa låntagarfält, vilket innebär att beskrivna fält kanske inte visas i ditt BOOK-IT-system.

För att försäkra dig om att du inte skriver in en låntagare som redan finns kan du skriva in personnummer  varvid BOOK-IT signalerar om personnumret redan finns, alternativt skriver du efter- och förnamn, och trycker sedan på Tab-tangenten för att få veta om den aktuella namnkombinationen finns.

Fyll i de fält du anser vara relevanta för registreringen. Personnummer skrivs in i formen ÅÅMMDDNNNN och födelsedatum skrivs in i formen ÅÅÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD.
Också TF-nummer fungerar (ÅÅMMDD-TFNN) Pinkod skrivs in med fyra siffror.

Du har möjlighet att ange organisationsnummer i fältet för personnummer. I listrutan för kön blir valet automatiskt Odefinerad, samt ev markering för SPAR-uppdatering tas bort.

Avmarkera kryssrutan SPAR-uppdatering om du inte vill att låntagarinformationen ska uppdatera via adressregister. (SPAR=Statens person- och adressregister). 

Om du i stället vill använda annan låntagarimport från till exempel elevregister, så bockar du i rutan för Låntagarimport.
Läs mer i funktionsbeskrivningen Import låntagare.

Om du vill hämta information från SPAR Online till ditt låntagarregister (avtal krävs) måste du skriva in personnumret varvid uppgifterna hämtas från SPAR.

Om ditt bibliotek använder sig av SPAR Online får du upp en dialogruta med en fråga om information skall hämtas från SPAR . Om du svarar Ja kommer namn och adress att hämtas från SPAR:s adressregister utifrån låntagarens personnummer.  Om du har skrivit in namn på låntagaren kommer detta att skrivas över med uppgifterna från SPAR

Om låntagaren inte skulle finnas i SPAR:s register svarar BOOK-IT att sökningen inte gav någon träff. Låntagaren kan ha en skyddad adress  eller vara avregistrerad i SPAR. Du får då skriva in låntagarens adress manuellt.

Om låntagaren inte har något personnummer måste du först avmarkera kryssrutan SPAR-uppdatering innan du klickar på OK.

Läs eller knappa in ett lånekortsnummer, och ange eventuellt en giltighetstid för lånekortet. I BOOK-IT är dock inte lånekort obligatoriskt, utan en låntagare kan ha ett låntagarkonto utan lånekort. Om Personnummer som lånekort  eller Låntagar-id som lånekort är förinställt så blir det automatiskt ett lånekortsnummer. Om du önskar läsa in nummer på ett lånekort också så gör du det i fältet Lånekort.

Pinkoden ska bestå av fyra siffror.

Välj Låntagarkategori i listrutan, och ange eventuellt en giltighetstid för kontot.

När du står i listrutan för Kön kan du genom att skriva k, m eller i för att välja KvinnaMan eller Intergender istället för Ej tillämpligt som är förvalt.

Skriv in adressen i fälten GatuadressPostnummer och Ort. Välj aktuellt land i listrutan med samma namn. För att kunna knyta en låntagare till ett land måste det finnas upplagt under Grunddatafönstret Länder. Välj adressplats om det inte finns förvalt.
Fältet Adresstillägg används för tillägg före gatuadressen, till exempel c/o. 

Skriv in ett telefonnummer i fältet Telefonnummer. Telefonnumret kan skrivas både med och utan mellanslag, inled med riktnumret. Om det är ett mobilnummer kan du markera om det ska aktiveras för sms (sms-meddelanden är en tilläggsfunktion i BOOK-IT). Det telefonnummer du lägger in här är det som kan tas med på reservationslappar och reservationskvitton. Det kommer att ligga överst i fältet Telefonnummer i i fliken Adressuppgifter i fönstret Låntagarinformation.

Skriv in en eventuell e-postadress. E-postadressen måste vara aktiv om du ska kunna skicka meddelanden, krav och övertidsvarningar via e-post till låntagaren.

Välj eventuell enhet/skola och klass om låntagaren är elev/lärare och ska knytas till en särskild skola och klass. Dessa uppgifter skrivs ut på reservationskvitto, reservationslapp och påminnelser under förutsättning att du har angivit det i respektive Meddelandemall.  I fönstret Sök låntagare kan du filtrera på dessa begrepp för att söka fram elever/lärare i en särskild skola och klass. Även i funktionen Mängd låntagare kan du söka på begreppen för att sedan eventuellt uppdatera i mängd när eleverna ska flyttas upp en klass vid höstterminens början. Du kan också uppdatera uppgifter om elever/lärare genom att importera dessa uppgifter från ett externt elevregister, läs mer i funktionsbeskrivningen Import låntagare.

Välj eventuell låntagargrupp. Detta innebär att du kan använda dig av låntagargrupper när du skapar statistikprofiler, och att du kan söka på låntagargrupper i Mängd låntagare. Ett användningsområde kan till exempel vara att indela Boken kommer-låntagare i olika låntagargrupper, beroende på vilken dag i veckan de får sina leveranser.

Låntagargrupper läggs in i grunddatafönstret Låntagargrupper.

I funktionen Mängd låntagare kan du använda dig av fälten Extra 1 och Extra 2 för att söka fram låntagare, de kan också användas i statistikprofiler. Innehållet i dessa fält definierar du själv i grunddatafönstren Låntagare - Extra1 resp. Extra2.

För att ange att låntagaren tillhör en viss organisation (till exempel ett daghem eller en skola) väljer du detta i listrutan Organisation, här visas alla förekomster i grunddatafönstret Låntagarorganisation. Skriv de första bokstäverna i namnet så kommer du till rätt del av listan.

Om du inte hittar den sökta organisationen är den troligen inte registrerad i systemet. Då måste du eller någon med behörighet till Grunddata | Cirkulation | Låntagarorganisationer lägga in organisationen där.

Fältet för låntagarorganisation används som ett sätt att söka upp låntagaren. Du kan även använda fältet för sökning i Mängd låntagare. Ett konto kan inte skapas om du bara fyller i fältet Låntagarorganisation, utan det måste även finnas information i fälten för förnamn och efternamn. Fältet Låntagarorganisation finns inte med på utskrifter.

Välj i listrutan Språk det språk som ska användas för meddelanden, till exempel reservationsmeddelanden och krav, från biblioteket till låntagaren. Endast svenska och engelska finns som fullständiga alternativ.

När du har registrerat de uppgifter du tycker är relevanta trycker du OK

Om du vill registrera ytterligare uppgifter om låntagaren, till exempel fler telefonnummer eller adresser trycker du OK Låntagare, vilket öppnar fönstret Låntagarinformation.

Om du istället direkt vill låna ut en bok till låntagaren väljer du knappen OK- Utlån, vilket öppnar fönstret Utlån | Låntagare.

 

Skapa låntagarkonto för befintlig låntagare

De låntagare som är registrerade inom din kontoorganisation har en bock i kanten i spalten K. Dessa låntagare är redan "godkända" på ditt bibliotek, och behöver troligen ingen ytterligare registrering. Om du markerar en sådan låntagare och trycker Enter eller Välj... öppnas fönstret Låntagarinformation där du kan kontrollera att de inskrivna uppgifterna stämmer och göra ändringar och tillägg om du så vill.

För låntagare som har registrerat sig via Arena/BOOK-IT PUB skapas ett låntagarkonto med begränsad giltighet, och oftast med låntagarkategori Online. Vid godkännande av låntagaren ska denna få en annan låntagarkategori och Giltig till-datum ska tas bort eller ändras.

En låntagare som saknar markering i spalten visas med maskerat personnummer och maskeread adressär inskriven på en annan kontoorganisation i systemet, och måste godkännas även på din kontoorganisation innan utlån eller reservationer kan göras. Om du markerar en sådan låntagare och trycker Välj... öppnas fönstret Skapa låntagarkonto (för befintlig låntagare).

Eftersom låntagaren redan finns registrerad, kan du överta de befintliga adress- och personuppgifterna, och endast lägga till de uppgifter som ska gälla på just din kontoorganisation.

Välj eventuell låntagargrupp.
Välj önskad låntagarkategori.

Skriv in en eventuell särskild giltighetstid för låntagarkontot i fältet Giltigt t. o. m i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD, eller lämna fältet tomt.

Om låntagaren ska ha ett nytt lånekort kan du läsa in det i fältet Nytt lånekort, men om låntagaren istället ska använda ett lånekort som redan är registrerat på denna andra kontoorganisationen väljer du det i listrutan Lånekort. Om du vill kan du ange en särskild giltighetstid för kortet, i annat fall lämnar du fältet Giltigt t. o. m tomt.

Samma pinkod gäller oberoende av konto-organisation

Välj eventuell e-postadress och aktiv adress i de följande listrutorna. Välj eventuell enhet/skola och klass och /eller Extra 1 respektive Extra2. 
Klicka OK för att spara dina inmatningar eller tryck OK - Låntagare... för att öppna fönstret Låntagarinformation om du till exempel vill skriva in ytterligare adresser eller telefonnummer.

Om en låntagare redan har ett låntagarkonto med personnummer men du vill skapa ett nytt konto till låntagaren, så måste du först skapa kontot och sedan klicka på knappen OK - Låntagare, för att därefter skriva in personnumret i låntagarfönstrets flik Allmänt.

 

Grundinställningar för låntagarhantering:

Om du vill ha förvalda standardförslag för de olika fälten skapar du dessa i grunddatafönstret Organisationsstrukturer. Ett exempel är om du vill att personnummer per automatik blir ett lånekortsnummer så ska detta markeras i Organisationsstrukturer på konto-organisationsnivå.

I grunddatafönstret Cirkulation | Låntagarinformation - attribut kan man på konto-organisationsnivå välja bort fält från låntgarinformationen.

Automatiska låntagauppdateringar: SPAR = Statens person- och adressregister. Underleverantören heter Bisnode som biblioteket kan ha ett avtal med.) Förutom adressuppdateringar hämtas också information om telefonnummer. Filen från Bisnode innehåller max fem telefonnummer à max 15 tecken. Befintliga nummer påverkas inte, men nya läggs till; ej aktiverade för sms-utskick. Dubblettkontroll görs, även om de skiljer sig med eventuella bindestreck eller blanktecken.
Alternativt kan Skatteverkets adresstjänst Navet användas. Om tilläggsmodulen Navet är öppnad visas kryssruta för Navet-uppdateringar istället för SPAR i fönstren Skapa låntagare och i grunddatafönstret Organisationsstrukturer.)

För att biblioteket ska kunna använda sig av SPAR Online måste denna funktion tillåtas i systemparametern SPAR_ONLINE. Användarnamn och lösenord för SPAR skrivs in in systemparametrarna SPAR_ONLINE_USER respektive SPAR_ONLINE_PASSWD. Dessa uppgifter fås av underleverantören Bisnode.

 

Rutin för hantering av låntagare med skyddad identitet i BOOK-IT

För att inte riskera att låntagare med skyddad identitet får bekymmer på grund av att de registrerar sig som låntagare är det viktigt att biblioteket har formulerade och kommunicerade rutiner för hur dessa låntagares uppgifter ska hanteras.

Ett sätt att hantera detta kan vara följande:

  • Låntagaren registreras med personnummer men inga övriga personliga uppgifter som namn   och adress registreras
  •  I efternamnsfältet anger man "Personuppgift skyddad"
  • Som bostadsadress anger man lämpligen "Åter avsändaren" så kommer eventuella   påminnelser och andra pappersutskick i retur
  •  Om man har SPAR kommer låntagaren att få sparkod 76, "Personuppgifterna har   sekretesskyddats". Inga namn eller adressuppgifter kommer att registreras
  • ·Om låntagaren har en e-postadress så ökar möjligheterna till direkt kommunikation till   låntagaren
  • ·Om låntagaren saknar e-postadress finns möjlighet att skatteverket kan vidarebefordra till   exempel räkningar till låntagaren genom att man skickar breven till skatteverket med uppgift   om vilket personnummer det gäller.

Självregistrering

I Arena/BOOK-IT PUB finns formulär för Skaffa lånekort, där låntagare som inte är registrerade på biblioteket själv kan skriva in sina uppgifter, för att senare hämta ut lånekortet. Sök upp låntagaren med hjälp av namn eller personnnummer. Kontrollera att uppgifterna i listrutorna är korrekta, till exempel låntagarkategori och giltighetsdatum. (De förvalda alternativen hämtas från Organisationsstrukturer.) Observera att en Adressplats måste vara vald för den enhet som Arena/BOOK-IT PUB-användaren är kopplad till för att det överhuvudtaget ska gå att anmäla sig via formuläret Skaffa lånekort ).
Läs in ett lånekort, och klicka därefter på OK eller OK - Låntagare om du vill korrigera eller lägga till något.
Läs mer i funktionsbeskrivningen Skaffa lånekort.