Utskrifter / utskick

Nya utskrifter och utskick

Du kan göra utskrifter och utskick av till exempel krav och reservationsmeddelanden antingen för en särskild enhet eller för samtliga enheter i kontoorganisationen. Om din användare är knuten till en enhetsgrupp kan du göra utskrifter och utskick för hela enhetsgruppen eller för enhet (se Grunddata | Allmänt | Enhetsgrupper).
Gör så här för att komma till fönstret Nya utskrifter/utskick:

1. Välj Cirkulation i huvudmenyn
2. Välj Nya utskrifter/utskick...

De val du kan göra i listrutan Meddelandeformat är beroende av de val du tidigare gjort i grunddatafönstret Meddelandeformat.

De utskrifter som kan göras är beroende av de inställningar du tidigare gjort i cirkulationsparametern Meddelandesätt.

I cirkulationsparametern Tid sedan föregående kravsteg defineras hur lång tid efter förfallodatum/föregående kravsteg som meddelanden ska skickas, samt vilka kravsteg som ska gälla för olika låntagarkategorier etc.

Välj i listrutan vilket meddelandeformat du vill skriva ut, och välj därefter om du vill skriva ut för samtliga enheter i kontoorganisationen eller endast en enhet. Förvalt värde blir den enhet som du är inloggad på. Om din användare är knuten till en enhetsgrupp är det gruppens enheter som är valbara. Vid val av Enhetsgrupp öppnar Acrobat Reader en egen flik för varje enhet som ingår i gruppen för utskrift.

I cirkulationsparametern Meddelandesätt, utskicksordning ställer du in per meddelandesätt i vilken ordning som utskick/utskrifter skall göras. 

Det gäller hur reservationsmeddelanden, krav, räkningar och övertidsvarningar (= allt som går att skicka via Nya utskrifter/utskick) ska skickas ut, utan att den enskilde användaren ska behöva ta dem i särskild ordning. 

Som standard är följande ordning inställd: 

1. E-post
2. SMS 
3. XML
4. Postens e-brev
5. A4

För respektive meddelandeformat finns alltså en siffra i kolumnen Värde.

Alla utskicksformat är dock inte tillgängliga för alla meddelandetyper och de meddelandeformat som inte är aktiverade i ditt bibliotekssystem beaktas inte.

Inställningar kan göras för alla valda meddelandeformat på såväl kontoorganisationsnivå som enhetsnivå. Om du gör utskrifter för en hel kontoorganisation, så är det den kontoorganisationens inställningar som gäller. Ifall biblioteken i organisationen önskar olika utskicksordning ska du göra inställningar för alla meddelandesätt som har aktiverats i ditt system också på enhetsnivå.

I fönstret Nya utskrifter/utskick väljer du meddelandeformat och radioknappar visas då för tillgängliga alternativ. Knappen Alla är förmarkerad, och utskrift görs enligt fördefinierad ordning i cirkulationsparametern. 

(Här visas också radioknappar för de enskilda meddelandeformaten så det går att välja ett av dem. Om du av någon anledning vill skicka A4 till alla så väljer du det och så görs det A4 utskrifter för allt och den fasta ordningen sätts ur spel. Kryssar du i E-post skickas detta till alla som har aktiv e-postadress, osv.)

Om du väljer att skriva ut för Alla enheter väljs utskriftsordningen för kontoorganisationsnivån.

Reservationslapp eller reservationsmeddelande, det som skrivs ut först, stämplar sista hämtdatum.

För att skapa utskrifter/utskick i enlighet med dina inställningar trycker du på Skapa. Utskriftsunderlaget skapas vid klientutskrift i form av en så kallad pdf-fil, som visas i din webbläsare. Acrobat Reader måste finnas på datorn för att du ska kunna göra klientutskrifter.

För att kunna skriva ut räkningar måste biblioteken ha utpekade adresser angivna för adresstyp Avs räkning i grunddatafönstret Allmänt | Adresser,egna.


Alternativet Räkning XML innebär att det vid utskrift skapas en xml-fil på bookitservern i katalogen /bookit/data/bookit0/spool/xml/out. Läs mer under Meddelandeformat.

Tips
Texter för utskrifter anger du i grunddatafönstret Meddelandetexter.

Du kan påverka vilken låntagarinformation resp. avsändarinformation som tas med på olika meddelandeformat genom att skapa egna mallar. Läs mer i Meddelandemallar.

Om du vill att krav och räkningar till barn ska adresseras till vårdnadshavare ska du bocka i detta under Grundata | Cirkulation | Åldersgrupper. Om vårdnadshavare ska vara en utpekad person kan detta anges i den minderårigas låntagarinformation, fliken Adresser.

Betalningsmottagare och postgiro på räkningsblanketter skriver du in på enhetsnivå i grunddatafönstret Organisationsstrukturer.

Om du vill ha en logotyp på dina reservationsmeddelanden, krav och räkningar anger du det i grunddatafönstret Organisationsstrukturer (på konto-organisationsnivå).

För kravsteget Räkningar gäller att exemplaren på räkning stämplas med status På räkning. När räkningen betalas får exemplaren status Betald räkning. (Du kan söka på status i Mängd exemplar.) Vid betalning försvinner kopplingen till låntagare, och den visas inte heller i återlämningsloggen. Om ni har behov av att kunna spara kopplingen mellan exemplar och låntagare kan ni ha som vana att spara pdf-filerna elektroniskt. Dessa är sökbara på till exempel låntagarens namn eller exemplarnummer.

Om du vill skicka reservationsmeddelanden, krav och kvitton via e-post ska följande kriterier vara uppfyllda:

BOOK-IT-server och brandväggar ska tillåta hantering av e-post.

E-postformaten ska vara valda i under Grunddata | Cirkulation | Meddelandeformat.
Cirkulationsparametern Meddelandesätt ska medge utskick av e-post (gäller inte kvitton).

I Grunddata | Cirkulation | Cirkulationsställen ska Kvitto som e-post vara i bockat.

Låntagarna ska ha en e-postadress angiven under rubriken E-postadresser i fliken Adressuppgifter i Låntagarinformation. E-postadressen ska vara markerad som aktiv.
Vid utskick av kvitto via e-post blir det en utskrift i stället om låntagaren inte har en aktiv e-postadress, även om e-postkvitto har valts.

Bibliotekets e-postadresser ska anges i grunddatafönstret Adresser, egna, i panelen E-postadresser.

Om du vill skicka reservationsmeddelanden eller krav via SMS (tilläggsmodul) ska följande krav vara uppfyllda:

Sms-formaten ska vara valda i under Grunddata | Cirkulation | Meddelandeformat
Cirkulationsparametern Meddelandesätt ska medge utskick av SMS.


Om låntagaren ska kunna ta emot reservationsmeddelande via SMS ska det finnas ett mobilnummer angivet under rubriken Telefonnummer i fliken Adressuppgifter i Låntagarinformation. Kryssrutan SMS ska vara markerad.

(Se funktionsbeskrivning för Sms för nödvändiga inställningar.)

Om du vill kunna skicka övertidsvarning ska följande kriterier vara uppfyllda:

Cirkulationsparametrarna Övertidsvarning samt Meddelandesätt ska medge utskick av övertidsvarning.

Om  låntagaren ska ta emot övertidsvarning via e-post eller sms ska detta vara markerat i kryssrutan Övert. varning i låntagarinformationens flik Allmänt.
Observera att det finns en cirkulationsparameter för Övertidsvaring, automatik, och om denna är inställd på 1 får alla nya låntagare automatiskt en markering för övertidsvarning.

För e-post måste det  finnas en e-postadress angiven under rubriken E-postadresser i fliken Adressuppgifter i Låntagarinformation. E-postadressen ska vara markerad som aktiv.
För SMS (tilläggsmodul) ska det finnas ett mobilnummer angivet under rubriken Telefonnummer i fliken Adressuppgifter i Låntagarinformation. Kryssrutan SMS ska vara markerad.

 

Räkning, avgifter

Det är möjligt att skapa räkningar för diverse obetalda avgifter, som inte är kopplade till ordinarie räkningar. De finns som tre olika meddelandeformat: A4, E-post samt XML.
Tre cirkulationsparametrar styr: Räkningar, avgifter, Skuld större än och Räkningar, avgifter, Tid sedan skuld skapad samt Meddelandesätt. Räkningar ska inte genereras, utan du skickar dem direkt under Nya utskrifter.
Observera att vid utskrift hanteras låntagarens alla skulder, oberoende av på vilken enhet de har uppstått.

Gäller följande avgifter som inte är kopplade till aktuella krav eller räkningar.
Övertidsavgifter på återlämnade ex.
Reservationsavgifter, infångade reservationer
Reservationsavgifter, fjärrlån, ankomstregistrerade fjärrlån
Reservationsavgifter, infångade reservationer borttagna
Meddelandeavgifter för återlämnade ex
Meddelandeavgifter per exemplar för återlämnade ex
Fjärrlåneavgifter
Låneavgifter på återlämnade exemplar
Övriga avgifter