Automatiserade jobb

Övergripande beskrivning

Denna funktion användas för att ställa in automatisk körning av vissa rutiner. Körningarna ställs med några undantag (se i listan nedan) in per kontoorganisation och är följande:

Betala extern räkning (endast för BOOK-IT Eco)
Fjärrlån - import
Generering av nyhetslistor

Genering av topplistor
Genering av topplistor - mest reserverade
Genering och utskick av extern räkning
 (endast för BOOK-IT Eco). Kan ställas in per enhet.
Genering och utskick av krav (generering av alla krav samt utskick per e-post, XML och Postens e-brev). Kan ställas in per enhet.
Rensa Inaktiva låntagare. Ange om det ska gälla även om låntagaren: 1.  Har lån, skulder, reservationer. 2. Har krav. 3. Har spärrade kort.
Rensning av utgångna reservationer
Rensa katalogposter enligt sökfråga
(visas inte i det översta delfönstrret, gäller alla konto-organisationer)
Rensa katalogposter utan bestånd/order (visas inte i det översta delfönstrret,  gäller alla konto-organisationer)
Skicka återlämningar till externt ekonomisystem (endast för BOOK-IT Eco).
Statistikörningar
Utskick av reservationsmeddelande per e-post och SMS. Kan ställas in per enhet.
Utskick av övertidsvarning per e-post och SMS
Åldersspärr, låntagare (se funktionsbeskrivning Barn blir vuxen)

Vid val av ett automatiserat jobb så har alla samma utseende, men observera att de tre kryssrutorna för Ta bort krav etc. endast gäller jobbet Rensa ianaktiva låntagare.  

OBS! Om den användaren som har lagt in automatiserade jobb tas bort så försvinner också inställningen för att köra automatiska jobb. Du har möjlighet att välja en användare som INTE riskerar att bli borttagen. 

Fönstret Automatiserade jobb består av tre delfönster. De två översta fönstren används för inställningar av nya automatiserade jobb och för att göra ändringar i befintliga, 
Nedersta fönstret med rubriken Status är ett visningsfönster som visar alla systemjobb som alltid görs i systemet (för alla konto-organisationer) samt dina egna upplagda jobb. Här kan du se statistik för körningarna samt avaktivera/aktivera dem vid behov. Vi rekommenderar dock starkt att du inte gör några ändringar på systemjobb som är upplagda av Axiell. 

När man arbetar med Automatiserade jobb använder man följande variabler: 

Frekvensen (FREQ=) kan vara WEEKLY, DAILY eller MINUTELY, vilka i sin tur delas in i BYDAY, BYHOUR eller INTERVAL. Veckodagarna anges med MON, TUE, WED, THU, FRI, SAT och SUN. Klockslagen anges med 24-timmarsvisning. Se exempel nedan.

Regelverk

Topplistor 
För generering av topplistor (över mest utlånade eller reserverade titlar) samt nyhetslistor krävs att det finns dynamiska listor som skapats med variabeln Antal dagar istället för datumangivelser. Låt gärna grundinställningen stå kvar - genereringen görs då varje morgon kl 05.

Fjärrlån - import
Jobbet körs var 5:e minut, och hämtar fjärrlånebeställningar som lagts i Libris fjärrlån. Det går också att manuellt hämta fjärrlån från Libris via menyvalet Fjärrlån | Import. För övriga inställningar, läs funktionsbeskrivningen Fjärrlån import från Libris.

Utskick reservationsmeddelanden
Detta jobb kan läggas in per enhet. Om ditt bibliotek skickar reservationsmeddelanden på både e-post och SMS-utskick väljer du i vilken ordning de ska skickas – SMS först eller e-post först. Om du väljer e-post först skickas meddelanden i första hand ut per e-post och endast låntagare som saknar aktiv e-postadress men har aktiverat mobilnumret för SMS får SMS.

Om ditt bibliotek har självbetjäningsautomater kan du välja att reservationsmeddelanden inte skickas iväg redan när en ett reserverat exemplar fångas in i en automat, utan istället lite senare när boken återlämnats i en bemannad disk.
Detta ställer du in i fönstret Administration | Grunddata | Cirkulation | Cirkulationsställen.

Utskick övertidsvarningar
Om ditt bibliotek skickar övertidsvarningar på både e-post och SMS-utskick väljer du i vilken ordning de ska skickas – SMS först eller e-post först. Om du väljer e-post först skickas varnigarna i första hand ut per e-post och endast låntagare som saknar aktiv e-postadress men har aktiverat mobilnumret för SMS får SMS.

Krav 
Generering och utskick (e-post, sms och XML-fil) av krav gäller alla kravsteg.
Detta jobb kan ställas in per enhet. Om krav skickas både via sms och e-post så anger du ordningen i listrutan Värde. Om t.ex. Räkning inte ska skickas som e-post så styrs detta helt via cirkulationsparametern Meddelandesätt.

Vid schemaläggning av jobb för ett visst klockslag tar klienten hänsyn till aktuell tidpunkt, vilket innebär att aktuella körningen startar vid en tidpunkt mellan den angivna heltimmen och nästa.

Postens e-brev genereras här, men hamnar sedan i fönstret Exportfiler och skickas dagligen klockan 21.30.

Rensa inaktiva låntagare
Låntagare som har externa skulder, fjärrlån eller fjärrlånebeställningar, lån av exemplar som tillhör en annan konto-organisation eller som är kontaktpersoner tas inte bort. Önskar du gallra även dessa så måste du först åtgärda orsaken till att de inte tas bort.
Det finns en ny systemparameter: JOB_DEL_PATRON_INACTIVE där du ställer in hur många dagars inaktivitet som gäller. Default-inställningen är att jobbet körs varje natt. I första hand är det Systemansvarig på konto-organisationsnivån som får mejl när jobbet körs, i andra hand är det E-postmottagare.

Rensning av katalogposter
De två jobben Rensa katalogposter enligt sökfråga samt Rensa katalogposter utan bestånd/order aktiveras i det nedre delfönstret och ställs in i varsin systemparameter.

Parametern JOB_DEL_CAT_NO_COPY anger hur gamla katalogposter som saknar bestånd/exspektanssom ska tas bort ( anges med antal dagar).Tomma katalogposter med koppling till Periodika-modulen tas inte bort.

Parametern JOB_DEL_CAT_CCL erbjuder möjlighet att definiera en sökfråga som underlag för borttagning. Alla poster som uppfyller sökfrågan och som saknar bestånd/exspektans tas bort. Kan användas för att automatiskt rensa e-titlar som inte längre är tillgängliga hos e-medieleverantören.
Exempel på sökfråga för BURK-poster: gallras/öv LR/ob. 
Exempel för Librisposter:
MARC21-format – deleted/öv L/ty, BTJMARC1-format –  deleted/dn LR/ob
OBS! Poster med fiktivt bestånd och elektroniska exemplar (=pågående e-lån) tas också bort om de matchar sökfrågan.

Jobben ligger som default ICKE aktiverade och aktiveras alltså genom att ställa in systemparametrarna och sedanmarkera och  klicka på knappen Aktivera i fönstret Automatiserade jobb.

I delfönstret Status visas alla inlagda jobb, med information om bland annat intervall, senaste körning, nästa körning och en kryssruta som visar om jobbet är aktiverat. Här kan du aktivera/avaktivera. Här visas också automatiserade statistikjobb, dessa kan aktiveras här eller i fönstret Schemalägga statistikkörning. För att enklare kunna hitta bland jobben om du har skapat automatiska statistikjobb kan du markera endera radioknapp Allt utom statistikjobb eller Endast statistikjobb.

Förberedelser
(För Rensning av katalogposter se ovan)

1. Välj Verktyg i huvudmenyn
2. Välj Automatiserade jobb...
3. Välj vilken typ av jobb du vill schemalägga i delfönstret Tillgängliga jobb
4. Klicka på raden med aktuell rutin
5. Klicka på pilen mellan fönstren och raden förs över till höger delfönster
6. Dubbelklicka i kolumnen Intervall och vid behov ändra de värden som finns där (med hjälp av ovan nämnda variabler eller exemplen nedan). Avsluta alltid raden med semikolon (;)
7. För övertidsvarningar, reservationsmeddelanden och krav väljer du vilket som ska skickas först, SMS eller e-post i kolumnen Värde.
8. I listrutan för Användare väljer du en användare som inte kommer att tas bort.
9. Klicka på Uppdatera
10. Klicka på Stäng


Knappen Kör nu ger möjlighet att manuellt starta ett jobb omedelbart, det vill säga inte vänta tills den angivna tidpunkten är inne. Observera dock att uppgifterna om antal körningar, senast körning och liknade inte blir uppdaterade vid manuell start.

Exempel

Utskick av övertidsvarningar, varje morgon klockan 06:
FREQ=DAILY;BYHOUR=6;

Generering och utskick av krav:
En gång i veckan, varje måndag klockan 03:
FREQ=WEEKLY;BYDAY=MON;BYHOUR=3;

Två gånger i veckan, tisdagar och fredagar klockan 03:
FREQ=WEEKLY;BYDAY=TUE,FRI;BYHOUR=3;

Utskick av reservationsmeddelanden 
Varje dag klockan 10:
FREQ=DAILY;BYHOUR=10;

Varje dag klockan 10, 13, 17 och 19
FREQ=DAILY;BYHOUR=10,13,17,19;

Rensning av utgångna reservationer
Varje dag klockan 06:
FREQ=DAILY;BYHOUR=6;

Önskar du ställa in jobb som ska ske med intervaller tätare än en timme ska du använda variablerna MINUTELY och INTERVAL. 
FREQ=MINUTELY;INTERVAL=15 betyder att en körning görs var 15:e minut.

 

Rapporter från automatiska körningar

Rapporter från automatiska körningar skickas efter varje körning och innehåller uppgifter om när jobbet startades, avslutades och hur många utskick och genereringar som gjorts vid detta tillfälle. 

Rapporter om genererade samt skickade krav och övertidsvarningar skickas till den användare som står som ansvarig för Krav i grunddatafönstret Adresser, egna.

Rapporter om skickade reservationsmeddelanden och rensade utgångna reservationer skickas till den användare som står som ansvarig för Reservationer i grunddatafönstret Adresser, egna.

Observera att det måste finnas e-postadresser angivna på kontoorganisationsnivå för såväl Krav som Reservationer för att dessa rapporter ska fungera, och e-postadresstyperna E-post avsändareE-post mottagare och E-post svar måste finnas på konto-organisationsnivå. E-post avsändare är den adress som står som avsändare för rapporter om de automatiserade utskicken.

Under Cirkulation | Utskrifter | Tidigare utskrifter/utskick återfinns gjorda utskick av krav och reservationsmeddelande i vanlig ordning.

Tips och goda råd

I detta fönster finns ingen Spara-knapp utan alla ändringar slår igenom direkt, vilket betyder att man inte kan ångra sina inställningar efter att de genomförts. Ett tips är att spara en skärmdump av fönstret så som det ser ut innan man börjar göra ändringar.

Observera att inställningarna, för alla jobb förutom tre (se ovan), görs för hela kontoorganisationen. Om undantag ska göras så kan det styras via parametersättnig av cirkulationsparametern Meddelandesätt.
Det finns en cirkulationsparameterinställning Automatiserade jobb, undanta enhet. Denna parameter använder du om någon enhet/ några enheter ska undantas från ett automatiskt jobb som lagts på konto-organisationsnivå, och gäller Utskick av reservationsmeddelandeGenerering och utskick av krav och räkningar samt Generering och utskick av externa räkningar.