Mängd beställningar
Söka beställningar
Ta bort beställningar
Ändra status på beställningar
Söka och ta bort obeställda artiklar
I fönstret Mängd beställningar kan du göra olika slags framsökningar, uppdatera status i mängd samt ta bort inaktuella beställningar.
Gör så här för att komma till detta fönster:
1. Välj Förvärv | Inköp i huvudmenyn
2. Välj Mängd beställningar...
Fönstret består innehållsmässigt av två delar. I den ena delen - Beställningar - kan du söka fram beställningar med olika variabler och sedan antingen ta bort beställningarna oavsett om de levererats eller inte, eller uppdatera beställningarnas status i mängd. Du har också möjlighet att på ett enkelt sätt spara utsökningen i ett Excel-ark för att sedan till exempel se hur mycket du har beställt material för inom en viss tidsperiod. I den andra delen - Artiklar - har du möjlighet att ta bort artiklar som du inte beställt till och med ett visst inläggningsdatum.
Välj leverantör i listrutan Leverantör. Alternativt kan du välja alla genom att ange (Inget val gjort).
Välj därefter eventuell lista i listrutan Lista. Alternativt kan du välja alla genom att ange (Inget val gjort).
Skriv eventuellt in datum i fälten Ber. leveransdatum, Fr. o. m och/eller T.o.m. Skriver du till exempel 2018-01-01 i fältet Fr. o. m och 2018-06-30 i fältet T.o.m innebär det att du söker fram beställningar med beräknat leveransdatum mellan den 2018-01-01 och 2018-06-30. Du har möjlighet att låta det ena eller båda fälten vara tomma. Om du ska rensa bort gamla olevererade beställningar måste du tänka på att skriva in ett datum med god marginal fram till dagens datum, för att inte ta bort aktuella beställningar!
Skriv eventuellt in datum i fälten Orderdatum. Skriver du till exempel 2018-05-01 i fältet Fr. o. m och 2018-12-31 i fältet T.o.m innebär det att du söker fram beställningar med orderdatum mellan den 2018-05-01 och 2018-12-31. Du har möjlighet att låta det ena eller båda fälten vara tomma.
Välj den nivå i organisationen du vill arbeta med i listrutan Organisation, eller välj alla som du har behörighet till genom att ange (Inget val gjort). Din behörighet definieras i din användarprofil, se vidare Administration|Användare - Orderrättigheter. Om du vill få fram beställningar som är gjorda på kontoorganisations-nivå ska du inte ange något här.
Välj eventuell placering i listrutan Placering eller välj alla som du har behörighet till genom att ange (Inget val gjort). Din behörighet definieras i din användarprofil, se vidare Administration|Användare - Orderrättigheter.
Välj eventuellt vilket anslag listrutan Anslag som belastats för beställningarna. Du har möjlighet att låta alternativet (Inget val gjort) stå kvar. Din behörighet definieras i din användarprofil, se vidare Administration|Användare - Orderrättigheter.
Skriv eventuellt in vilket budgetår som belastats för beställningarna, i fältet Anslagsår:. Du har möjlighet att låta fältet vara tomt.
Välj vilken status beställningarna ska ha som du ska ta bort eller ändra status på. Du har möjlighet att välja följande i listrutan Status: Planerade, Beställda, Levererade, Avbeställda och Slutnoterade.
Du har också möjlighet att precisera dina sökningar i nedanstående fält om du söker beställningar. Det går att trunkera med * i de tre översta fälten på samma sätt som i Expertsök:
Författare: ange aktuell författares namn.
Titel: ange aktuell titel, eller början på titeln. Observera att fältet inte fungerar för fritextsökning.
Hylla: du kan trunkera sökningen efter en bokstav till exempel H*.
ISBN/ISSN: ange aktuellt ISBN/ISSN.
Ordernr: ange aktuellt ordernummer.
Artikelnr: ange aktuellt artikelnummer.
Titelnummer: ange aktuellt titelnummer.
Klicka på Sök. Resultatet presenteras i fliken Beställningar. Du får information om leverantör, lista, om den är reserverad, författare, titel, hylla, status, antal beställda, beräknat leveransdatum, avdelning, placering, anslag, anslagsår, anmärkning, orderdatum, ordernummer, pris, artikelnummer, ISBN/ISSN, titelnummer, ordertyp samt antal ankomstregistrerade.
Tips!
Du kan söka fram hur mycket du har beställt från en eller alla dina leverantörer inom en viss tidsperiod och därefter spara träfflistan i ett Excel-ark som kan räkna ihop summorna.
Gör såhär:
Välj leverantör i listrutan Leverantör. Alternativt kan du välja alla genom att ange (Inget val gjort).
Skriv in datum i fältet Ber. leveransdatum. Ange en tidsperiod för beräknad leverans av materialet i fälten Fr.o.m. och T.o.m. Till exempel Fr.o.m. 20181001, T.o.m. 20181031 då får jag fram det beställda materialet som beräknas levereras i oktober 2018. Du kan också välja att bara skriva in Fr.o.m. 20180101 som innebär att du söker fram beställningar med beräknat leveransdatum efter det angivna datumet. Eller bara skriva in ett datum i fältet T.o.m, då får du fram beställningar som beräknas vara levererade fram till det datumet.
Välj vilken status beställningarna ska ha som du vill söka fram - vill du summera de som är beställa men inte levererade eller vill du summera de som verkligen är levererade? Du har möjlighet att välja följande i listrutan Status: Planerade, Beställda, Levererade, Avbeställda och Slutnoterade.
Använd knappen Kalkylark (version 10.2), klicka på Arkiv | Spara från BOOK-IT-menyn eller Ctrl+Shift+S för att spara listan i Excel. Döp filen till något lämpligt. Öppna sedan filen i Excel, markera kolumnen Pris och summera priserna genom att klicka på symbolen för Autosumma.
Om du ska rensa bort gamla olevererade beställningar utifrån ett Ber. leveransdatum - tänk på att skriva in ett datum med god marginal fram till dagens datum, så du inte råkar ta bort aktuella beställningar!
Om du vill ta bort beställningarna du sökt fram - klicka på knappen Ta bort för att ta bort hela träfflistan. Om du bara vill ta bort enstaka beställningar, markera raden/raderna och klicka på Ta bort. Observera att du bara tar bort själva beställningarna, vilket innebär att exspektansen försvinner från katalogposterna. Vill du samtidigt även ta bort artiklarna knutna till beställningarna, markera kryssrutan Ta även bort artikel.
Om du dessutom vill ta bort de tomma katalogposterna gör du det i funktionen Mängd katalogposter
Klicka på Spara eller OK för att spara och stänga fönstret.
Om fliken Ej uppdaterade är aktiv betyder det att något inte gått att ta bort. I denna flik presenteras ordernummer, författare, titel, hyllsignum och felbeskrivning. Borttagning av beställning stoppas inte längre av reservation, om det inte finns något reserverbart exemplar eller annan beställning tas reservationen bort. Låntagaren får då ett meddelande om detta på sitt konto: Du har reserverat "He/LC Martin, George R. R., Game of thrones 2003". Tyvärr kan denna reservation inte utföras, så reservationen har tagits bort.
Du kan ändra status på framsökta beställningarna från träfflistan i fliken Beställningar. Ange i listrutan Status längst ner i fönstret, den status du vill ändra till. Du kan välja mellan Avbeställd, Levererad eller Slutnoterad. När du gjort ditt val, klicka på knappen Ändra. Om ingen beställning är markerad, ändras alla. Om du vill ändra status på enstaka beställningar, markera raden/raderna och klicka på Ändra. Du ser i kolumnen Status att ändringen har trätt i kraft.
Söka fram och ta bort obeställda artiklar
Välj leverantör i listrutan Leverantör. Du har möjlighet att låta alternativet (Inget val gjort) stå kvar, då söker du på alla.
Skriv in ett datum i fältet Inläggningsdatum. Om du till exempel skriver 20170630 innebär det att du vill söka fram obeställda artiklar som har lagts in i modulen före angivet datum.
Listrutan Exspektans: välj om du vill söka fram obeställda artiklar med eller utan negativ exspektans. Du har möjlighet att låta alternativet (Inget val gjort) stå kvar, då söker du på alla artiklar.
Klicka på Sök.
Resultatet presenteras i fliken Artiklar. Du får information om leverantör, lista, författare, titel, hylla, titelnummer, artikelnummer, pris och bandtyp.
Om du vill ta bort alla, klicka du på knappen Ta bort. Om du önskar ta bort enstaka artiklar, markera de som ska tas bort och klicka därefter på Ta bort. Du kan markera med musen och Shift+musklick om du vill markera flera artiklar som kommer efter varandra, eller hålla ner tangenten Ctrl+musklick om du vill markera enstaka artiklar som inte kommer efter varandra.
Om fliken Ej uppdaterade är aktiv betyder det att något inte gått att ta bort av någon anledning. Klicka på fliken för att kontrollera vad det gäller.
Klicka på Spara eller OK för att spara och stänga fönstret.