Tillbaka till Grunddata

 

Organisationsstrukturer

Lägga till kontoorganisationer och enheter
Ändra uppgifter om kontoorganisationer och enheter
Ta bort kontoorganisationer och enheter
Tips

I detta grunddatafönster presenteras de kontoorganisationer och enheter som finns upplagda i systemet.

Här kan du skapa och förändra uppgifterna om de kontoorganisationer och enheter som använder systemet. Uppgifterna utgör själva grundvalen för driften av systemet. Här görs också ett antal standardinställningar, antingen på konto-organisationsnivå (till exempel Personnummer som lånekort) eller på enhetsnivå (till exempel Anslag).

Lägga till kontoorganisationer och enheter

Gör så här för att lägga till kontoorganisationer eller enheter:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer...
3. Klicka på Lägg till...

Org.kod. Ange en lämplig kod för kontoorganisationen eller enheten. Koden för en kontoorganisation ska bestå av ett tecken och koden för en enhet ska bestå av tre tecken. Välj gemener och undvik att använda bokstäverna å, ä och ö. Om du lägger upp en enhet måste du tilldela den ett inledande tecken som redan gäller för kontoorganisationen i fråga. Uppgiften är obligatorisk.

Kortnamn. Ange ett kortnamn i klartext för kontoorganisationen eller enheten. Maximalt tio tecken tillåts. Kortnamnet presenteras i ett flertal olika sammanhang, till exempel, om det gäller en enhet, i beståndsredovisningen i Expertsök samt i Inköp och Periodika. Om det gäller en kontoorganisation kan du välja den enställiga koden också som kortnamn. Kortnamn används bara i personaldelen av systemet. Uppgiften är obligatorisk.

Namn. Ange ett namn (=fullständigt namn) i klartext för kontoorganisationen eller enheten. Namnet presenteras i ett flertal olika sammanhang, framför allt i Arena och BOOK-IT PUB och i meddelanden från biblioteket till låntagarna. Uppgiften är obligatorisk.
Namnen listas i alfabetisk ordning, men med hjälp av flera eller ett mellanslag före namnet kan du styra vilket namn som ska visas överst och nästöverst.

Organisationstyp. Välj organisationstyp, listrutan Org.-typ: kontoorganisation eller enhet. Uppgiften är obligatorisk.

Tillhör. Knyt kontoorganisationen eller enheten till sin överordnade nivå inom den hierarkiska strukturen med hjälp av listrutan Tillhör. Du väljer bland de kortnamn som förekommer i organisationsstrukturen. Om det gäller en ny kontoorganisation ska du välja det kortnamn som svarar emot Admin Alla, den "högsta" nivån i systemet. Uppgiften är obligatorisk.

Bibut. Ange den särskilda nummerbeteckning som krävs för att importer av katalogposter och bibliografisk service från Bibliotekstjänst ska fungera utan problem. Observera att val av Bibut, som ska bestå av ett sexsiffrigt nummer, bara kan göras efter överenskommelse med BTJ BURK! Observera också att Bibut krävs för alla enheter inom en installation med abonnemang på bibliografisk service, oavsett om man anser sig behöva BURK-poster eller ej! Om en enhet saknar Bibut går det varken att lokalisera eller gallra.

Libris. Här hanteras olika Libris-relaterade uppgifter. Om alla enheter i kontoorganisationen tillhör samma sigel räcker det att ange uppgifterna på kontoorganisationsnivå.

Sigel: Uppgiften är nödvändig för bibliotek som registrerar bestånd i LIBRIS och för bibliotek som beställer i LIBRIS fjärrlån och vill att beställningen ska importeras till den egna fjärrlånemodulen. 

Automatisk gallring. Här anger du den sk ClientId och ClientSecret som behövs för att gallring av beståndet i Libris ska fungera. Kontakta Libris för att få dessa uppgifter. Om alla enheter tillhör samma sigel behöver du bara ange detta på kontoorganisationsnivå och ärvs då till underliggande enheter. Om man har olika sigler i sin organisation måste inställningen göras på varje enhet. När sista exemplaret för en viss sigel gallras skickas det en gallringstransaktion till Libris som tar bort beståndsposten.När inställningarna här är klara ska du kontakta Axiell Support för att få igång automatisk gallring.

API-Nyckel. Här anger du en API-nyckel för att kunna importera fjärrlåneposter från Libris. Observera att denna kan anges på konto-organisationsnivå, men måste ärvas till aktuella enheter genom att bocka i rutan Ärver från.... Nyckeln finner du inloggad i Libris Fjärrlån under menyvalet Inställningar, allra längst ner på sidan. OBS! det är väldigt liten text.

Debiteringsregler. Markera kryssrutan Arv från, om den aktuella kontoorganisationen eller enheten ska ärva reglerna från en övre nivå.

Betalningsmottagare. Ange vid behov namn på betalningsmottagare. Uppgiften används på utskrivna räkningar.

Postgiro. Ange vid behov gironummer. Uppgiften används på utskrivna räkningar med anknytning till den aktuella kontoorganisationen eller enheten.

Girotyp. Ange om kontot är ett postgiro eller bankgiro. Alternativt kan du välja Inget, för att skriva ut en räkning som inte är anpassad efter ett särskilt format.

Hantering av vissa övertidsavgifter. Markera, vid behov, kryssrutan Övertidsavgift vid utlån - ej återlämnat. Om så sker kommer alla försenade medier som utlånas utan att dessförinnan återlämningsregistrerats att generera skuld för de föregående låntagarna. Detta förutsätter att ditt bibliotek använder sig av övertidsavgifter.

Maxbelopp. Välj alternativ för maximalt skuldbelopp per tillfälle. Alternativet Maxbelopp utlån/återlämning avser och håller samman medier som såväl utlånats vid samma tillfälle och som dessutom återlämnats vid samma tillfälle och - som dessutom tilldelats samma lånetid. Alternativet används bara vid danska installationer av systemet. Systemet definierar transaktioner utförda under samma dygn som utförda vid samma tillfälle.

Hantering av ersättningsbelopp. Välj  i listrutan Regler för ersättning av exemplar vilka ersättningsbelopp som ska genereras till räkningar. Det är utlånande enhets regler som gäller.

Om du väljer Schablonpris används de belopp som registrerats i cirkulationsparametern Räkningar, ersättningsavgift för exemplar.

Om du väljer alternativet Schablonpris om högre än exemplarpris hämtas alltid det högsta beloppet, efter jämförelse mellan schablonpris och det pris som anges för ett exemplar i fönstret Exemplarinformation, i fältet Inköpspris.

Om du väljer alternativet Schablonpris om lägre än exemplarpris hämtas alltid det lägsta beloppet, efter jämförelse mellan schablonpris och det pris som anges för exemplaret. Undantag: om information saknas i fältet Inköpspris eller om värdet är 0 hämtas schablonpris.

I det nedersta delfönstret kan du lägga in kontonummer kopplade till särskilda konton för olika typer av avgifter från låntagarna. De tre avgiftstyperna är Ersättningsavgift, Meddelandeavgift och Övertidsavgift.

Visa lånestatus. Markera kryssrutan om du vill att lånestatus ska visas för enheten i andra databaser, till exempel LIBRIS.
Kontakta LIBRIS om ni vill sätta igång funktionen. LIBRIS behöver uppgifter om den adress som ska användas för kommunikation mellan sitt system och BOOK-IT. Använd följande adressmall, det behövs en adress för varje sigel:

https://<WEB_URL>/services/rest/libris/holding?ds=jdbc/bookit<X>&sigel=<SIGEL>&isbn=%ISBN%&bib_id=%BIB_ID%

Ersätt <WEB_URL> (serverns namn) och <SIGEL> med de uppgifter som är aktuella för er verksamhet. WEB_URL  hämtas från systemparametern med samma namn. Ersätt <X> med ert schemanummer. 

Visa karta (endast på enhetsnivå). Markera denna kryssruta om du vill att enheten ska kunna visa en kopplad orienteringskarta (tilläggsmodul) i Arena och BOOK-IT PUB.

Hylla: Dewey (tilläggsmodul). Denna kryssruta är nerdimmad på enhetsnivå om modulen inte är öppnad för att möjliggöra en stegvis övergång till att införa Dewey. Om modulen är aktiverad går det att på enhetsnivå ange att Dewey-signum ska användas istället för SAB. Detta innebär att Dewey-hylla visas i bland annat Expertsök och låntagarmeddelanden.

Standardvärden, SMS (tilläggsmodul). Inställningarna görs på kontoorganisationsnivå.

I fältet Gateway ska man lägga in nummer för BOOK-IT-schema, vanligtvis bookit0, men om ni kör på en delad server kan det vara ett annat schemanummer. I samråd med Axiell kan annan information läggas in om det finns behov av separata fakturor.
I fältet Avsändare kan du skriva önskad text för att avsändaren inte bara ska visas som ett telefonnummer. Dock fungerar inte detta för alla sms-leverantörer. Kontakta Axiell om du önskar hjälp med denna information. Sms-protokollet tillåter max elva tecken, endast bokstäver och siffror, inte åäö ej heller mellanslag.
Fältet Landsformat innehåller en syntax för att beskriva landsnumret. Detta fält ska inte ändras om du inte fått instruktioner om det från Axiell.

Externt ekonomisystem (Tilläggsmodul) Ange bibliotekets organisationsnummer, om modulen BOOK-IT Eco är öppnad, för koppling till Externt ekonomisystem.

Swish-betalning (Tilläggsmodul). På konto-organisations- eller enhetsnivå anges av Axiell Support vilket eller vilka telefonnumer som ska användas vid Swish-betalningar.


Standardvärden, låntagare. Ange inställningar i grupprutan Standardvärden, låntagare.
I fälten Giltighetstid, konto och Giltighetstid, kort kan du ange antal dagar som konto och kort ska gälla (inte obligatoriskt). 

För FreeLib kan standardvärde för låntagarkategori användas för att ange skola. Vid inloggning i FreeLib kan man ha den egna skolan inställd som standard. Inställningen görs genom att på enhetsnivå för respektive skola välja aktuell skola som standardvärde.

Markera kryssrutan SPAR-uppdatering om enhetens låntagare ska matchas mot SPAR:s register (specialabonnemang med underleverantören Bisnode) eller något annat register (modulen Import Låntagare måste öppnas först) som till exempel ett elevregister eller Navet. Kryssrutan markeras på kontoorganisationsnivå.

På konto-organisationsnivån markerar du Personnummer som lånekort om personnumret automatiskt ska skapas som lånekortsnummer när ett nytt låntagarkonto skapas.

På konto-organisationsnivå kan du också markera Låntagar-id som lånekort om detta önskas.


Online-betalning (Tilläggsmodul). Inställningarna för minimibelopp ska göras på kontoorganisationsnivå. Denna gruppruta är endast aktuell om du använder tilläggsmodulen som gör det möjligt för låntagare att betala skulder med kontokort i BOOK-IT PUB/Arena.

Org.nr ska innehålla bibliotekets organisationsnummer.

I funktionsbeskrivningen Onlinebetalning i Arena och BOOK-IT PUB, kan du läsa om vad som krävs för att du ska kunna börja använda tilläggsmodulen Onlinebetalning.

E-postserverinställningar.
För att kunna köra krypterad SMTP och/eller inloggning mot SMTP-server/epostsystem måste konfiguration i detta fönstret  göras. Om inga inställningar görs kommer SMTP att fungera via systemparametrar.

Här är det möjligt att konfigurera inställningar för SMTP ner på enhetsnivå. Görs ingen konfiguration kommer systemparametrar för SMTP att användas. Det går att konfigurera för krypterad SMTP, samt eventuell inloggning mot en kommuns SMTP-server/epostsystem. Vid krypterad förbindelse mot SMTP-servern ska kryssrutan Krypterat bockas i, samt port 587 användas och anges i fältet Port. Vid eventuell inloggning mot en kommuns SMTP-server bör man tänka på att detta epostkonto mest sannolikt måste konfigureras för att tillåta olika avsändaradresser. För att aktivera inloggning ska uppgifter anges i fältet Användare och Lösenord.

Regelverket för vilka uppgifter för SMTP som gäller är enligt följande:
1. Först kontrolleras inställningar på enhet. 
2. Finns inga inställningar på enhet kontrolleras inställningar på kontoorganisation.
3. Finns inga inställningar på kontoorganisation används precis som tidigare inställningar från systemparametrar.


Standardvärden, självregistrering. Här anger du på konto-organisationsnivå hur självregistrerade låntagare via formuläret Skaffa lånekort i Arena eller BOOK-IT PUB ska hanteras.
Låntagarkategori: Välj låntagarkategori Online, om denna finns, eller annan om så önskas.
Giltighetstid, konto: Genom att ange kort giltighetstid kan du "tvinga" en låntagare att komma till biblioteket för att bli ordinarie låntagare. Om du anger 0 innebär det att låntagarkonto har skapats, men låntagaren har inte rättighet att logga in i Arena eller BOOK-IT PUB för att till exempel reservera (eller låna e-böcker via tilläggsmodulen eHUB).
Åldersgräns själv... Ange önskad åldergräns för självregistrering.

Standardvärden, diverse. Ange lämpliga alternativ i grupprutan Standardvärden, diverse.
Välj standardanslag som ska belastas vid arbete med inköp till den aktuella kontoorganisationen eller enheten. Du behöver dock inte göra knytningen på denna nivå, utan kan istället välja att knyta standardanslag till avdelning. Läs mer i avsnittet Avdelningar. Innehållet i listrutan hämtas från grunddatafönstret Anslag.

Välj i listrutan Logotyp den bild du önskar för utskrifter av reservationsmeddelanden, kravutskrifter och räkningar (ej obligatoriskt). 
Bilderna ska sparas på webbservern i mappen bookit/local/bookit0/logotype och döpas till logo1, logo2 etc. (Bibliotek med flera schema på samma server ska ersätta 0 i bookit0 med siffra för det egna schemat, till exempel bookit2). Ytan som är reserverad för bilden är 4 cm bred och 2,5 cm hög. Bilderna ska sparas i formaten .gif eller .jpeg. Du kan endast ange bild på kontoorganisationsnivå.

Cirkulationsställe. Anges per enhet för BOOK-IT PUB eller Arena för funktionen Låntagaren styr, och då ska det också finnas cirkulationsställe PUB/Arena att välja per aktuell enhet. Om detta cirkulationsställe saknas kan du lägga in det i grunddatafönstret Cirkulation | Cirkulationsställe. Om cirkulationsställen är angivna här så är det aktuell enhets regelverk som gäller och cirkulationsställe som redovisas för statistik över reservationer och utlån i BOOK-IT PUB/Arena för de låntagare som har förvalt hämtställe (under förutsättning att kryssrutan Låntagaren styr är markerad för aktuell BOOK-IT PUB eller Arena-användare).


Engångslösenord tillämpas om detta anges med markering i kryssrutan (på kontoorganisationsnivå). Detta innebär att en motsvarande  kryssruta (markerad) visas som standard i fönstret Lägg till användare när en ny användare läggs in och kontoorganisation anges för den aktuella användaren, samt i fönstret Ändra användarinformation.

Standardvärden, telefonnummer. Ange land i grupprutan Standardvärden, telefonnummer.

Standardvärden, adresser. Välj inställningar i grupprutan Standardvärden, adresser. Innhållet i listrutorna hämtas från grunddatafönstren Adressplatser resp. Länder. Standardvärde Adressplats måste vara valt för att formuläret Skaffa lånekort ska fungera i Arena/BOOK-IT PUB.

Stänga filial tillfälligt

Inställningar görs på enhetsnivå. Genom att välja en vikarierande enhet, och klicka på knappen Stäng tillfälligt ändras hämtstället för oinfångade reservationer till vikarierande enhet. Fältet Kommentar är ett inmatningsfält som kan användas för egna kommentarer. När en enhet är stängd heter delfältet Öppna tillfälligt stängd filial, ordet Stängd visas i rött och knappen heter Öppna. för hantering av infångade reservationer med mera. Läs mer i funktionsbeskrivningen Tillfällig stängning.

Fiktivt bestånd
Skapa fiktivt bestånd vid resursfil-import. Kryssrutan ska vara markerad när modulen för automatisk hantering av resurser är öppnad. Den erbjuder en automatiserad rutin för hämtning och koppling av katalogposter och digitaliserat material (resurser) – samt därpå följande tilldelning av fiktivt bestånd till de berörda posterna. Biblioteket betalar en engångsavgift för att öppna och konfigurera modulen, men därefter inga licenskostnader. Kontakta Axiell Support för hjälp.

Skapa fiktivt bestånd vid import av E-media. Kryssa i rutan på konto-organisationsnivå om du vill att det automatiskt ska skapas fiktivt bestånd vid import av e-boksposter. Om du dessutom vill att dessa ska stämplas med Nyutgiven, det vill säga att titlarna kommer med på nyhetslistor av typen Nyförvärv, nya media så bockar du i kryssrutan Nyutgiven. Detta är också avgörande för att dynamiska listor över nyinköpt material i Arena ska fungera. Endast e-medier vars fiktiva bestånd är av typen Nyutgiven kan komma med på listorna.

Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK.

Ändra uppgifter om kontoorganisationer och enheter

Gör så här för att ändra de aktuella uppgifterna:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer...
3. Markera den aktuella kontoorganisationen eller enheten
4. Klicka på Ändra...
5. Du kan ändra i de flesta inmatningsfält och listrutor i fönstret Ändra organisatorisk enhet, dock inte organisationstyp och tillhörighet inom strukturen.
6. Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK.

Ta bort kontoorganisationer och enheter

Gör så här för att ta bort kontoorganisationer och enheter:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer...
3. Markera den aktuella kontoorganisationen eller enheten
4. Klicka på Ta bort...
5. Klicka på Spara eller OK.

Du kan bara ta bort kontoorganisationer och enheter som saknar kopplingar i systemet.


Tips

Om du ändrar befintliga koder blir de sökbara nästa dag. Tänk på att organisationskoderna ska överensstämma med avdelningskoderna.
 

Tillbaka till Grunddata